경찰 헌법

인권위,“태권도 단증 취득여부로 사병의 휴가‧외출 등 제한은 바람직하지 않아”

 해병대, “행정 제한 대신 포상 우선 부여키로 지침 개선” 권고 수용

o 국가인권위원회(위원장 현병철)는 지난해 11월 태권도 단증을 취득하지 못한 사병에게 휴가 및 외출·외박을 제한하는 해병대 지침을 개선할 것을 권고하였으며, 해병대사령부는 ‘2015년도 태권도 업무 지침’에서 휴가 제한 등 행정적 제재가 아닌 승단 합격 시 각종 포상을 우선 부여하는 방안으로 지침을 개선‧변경하였다고 밝혔습니다.

o 인권위는 태권도 교육은 「부대관리훈련」에 따라 군의 전투력을 배양하기 위한 부대차원의 필수적인 교육훈련이라고 할 수 있으나, 이는 태권도 교육에 대한 필요성을 규정한 것이지 태권도 단증 취득에 대한 의무까지 부여하는 규정이라고 할 수 없고, 휴가 제한과 같은 행정적 제재보다는 포상 시행 등 다양한 방안을 모색할 수 있다고 판단하였습니다.

o 인권위는 또, 「군인복무규율」이 긴급한 경우의 환자, 형사피의자 또는 징계혐의자 등 부대원의 외출·외박 및 휴가를 제한할 수 있다고 규정하고 있는 것으로 태권도 단증을 취득하지 못한다는 이유로 각종 포상휴가 및 외출·외박을 제한하고 있지는 않다고 보았습니다.

o 이에 대해 해병대사령부는 인권위의 권고를 수용하여 2015.2.23. ‘2015년도 해병대 태권도 업무지침’을 개정하였으며, 태권도 단증 미취득자에 대한 포상휴가·외출·외박 제한, 진급누락, 포상 제한 등과 같은 행정적 제재를 두는 대신 포상에 대한 우선권을 부여하는 방식으로 변경하였다고 밝혀 왔습니다.

인권위, 신체의 자유 침해한 체포행위에 대해 경찰관 징계권고

CCTV 확인 결과, “경찰관이 먼저 밀친 후 저항하는 진정인 체포”

o 국가인권위원회(위원장 현병철)는 경찰관이 공무 수행과정에서 욕설 및 저항하는 진정인을 제압하는 과정에서 먼저 진정인의 배와 양팔을 밀치고 진정인이 이에 맞서 양팔로 가슴을 밀치자, 공무집행방해 현행범으로 진정인을 체포한 행위에 대하여 「헌법」제12조가 정한 진정인의 신체의 자유를 침해한 것이라고 판단하고, OO지방경찰청장에게 해당 경찰관의 징계를 권고하였습니다.

o 인권위가 진정인 유 모씨(남, 45세)의 “2014. 10. 7. 노숙인 여성과 1만원 때문에 시비가 있던 중 출동한 경찰관이 먼저 진정인을 밀치고도 공무집행방해 현행범으로 부당하게 진정인을 체포하고 과도하게 제압하여 왼손가락 등에 상해를 입혔다”는 진정에 대해 조사한 결과는 다음과 같습니다.

- 피진정인은 노숙인 여성이 1만원을 들고 파출소로 다가오자 진정인이 그 돈은 자신이 준 것이라며 강제로 빼앗으려하여 이를 제지하려 하였고, 이 과정에서 계속 욕설하며 항의하는 진정인을 배와 양팔로 밀쳤으며, 이에 맞선 진정인이 양팔로 피진정인의 가슴을 밀치자, 다른 경찰관과 함께 진정인을 공무집행방해 현행범인으로 체포하여 파출소로 연행한 사실이 파출소 CCTV를 통해 확인되었고, 이 과정에서 진정인이 손가락과 팔뚝에 부상을 입은 것으로 판단되었습니다.

- 또한 진정인의 위 공무집행방해사건에 대하여 OOOO지방 검찰청은 2014. 12. 22. 피진정인이 진정인의 가슴을 먼저 2회 가량 미는 행위는 적법한 직무 집행이라고 보기 어렵다”는 이유로 혐의없음(증거불충분)으로 불기소 처분하였습니다.

o 인권위는 공무 수행과정에서 피진정인이 욕설을 계속하며 저항하는 진정인을 제지하는 것에 고충이 있었음은 수긍하나, 위와 같은 체포과정의 전후 상황을 고려할 때 피진정인의 체포행위는 헌법 제12조가 정한 진정인의 신체의 자유를 침해한 것으로 판단했습니다.

o 인권위는 또, 위 사건과 관련하여 OO지방 경찰청이 2015. 2. 5. 피진정인에게 ‘경고’ 조치를 한 사실이 있기는 하나, 검찰조사 과정에서 진정인의 요구에 의해 당시 파출소 CCTV 영상이 확보되지 못했다면 진정인이 공무집행방해죄 현행범인으로 처벌될 수도 있었던 상황을 감안해 보다 엄중한 조치가 필요하다고 판단하여, 피진정인의 소속기관장인 OO지방 경찰청장에게 피진정인에 대한 징계를 권고하기로 결정하였습니다.

경찰서 임의동행 요구 시, 거부할 권리 알리지 않았다면

…“신체의 자유 침해”

인권위, “해당 경찰관 임의수사 원칙 등 직무교육 및 동 사례 전파” 권고

o 국가인권위원회(위원장 현병철)는 경찰관이 피의자에게 경찰서 동행을 요구하면서 이를 거부할 수 있다는 권리를 고지하지 않고 동행하도록 한 것은 「헌법」제12조가 정한 신체의 자유를 침해한 행위로 판단하였습니다.

o 인권위는 해당 경찰서장에게 관련 경찰관들에 대해 임의수사 원칙 및 임의동행절차 등 직무교육을 실시하고, 관할 지방경찰청장에게 소속 경찰서의 생활질서계 직원들에게 본 사례를 전파할 것을 권고하였습니다.

o 진정인 조OO(78년생)은 OOOO경찰서 생활질서계 경찰관들이 2014. 11. 19. 진정인이 성매매를 했다는 신고가 들어왔다면서 진정인의 오피스텔에 들어와 “체포할 상황인데 특별히 임의동행을 해주는 것이니 순순히 따르라”고 하며 경찰서 동행을 요구하였고, 이에 진정인이 울면서 “어머니가 병중이라 병원에 가야 하므로 다음날 조사를 받을 수 있도록 해달라”고 요청했지만 당일 조사를 받아야 한다면서 상당시간 오피스텔에 머물며 경찰서 동행을 종용하였다고 주장하였습니다.

o 이에 대해 피진정인인 경찰관들은 진정인이 마사지 영업을 한 것일 뿐 성매매 영업을 한 것은 아니라고 부인하여 이를 더 조사하기 위해 진정인을 경찰서로 동행한 것이라며, 동행과정에서 범죄사실 및 변호인 선임권,변명의 기회가 있다는 사실을 고지하였다고 말했습니다.

o 피진정인들은 또, 경찰서 동행 전 여성 경찰관이 진정인과 이야기하도록 하는 등 진정인을 배려하였고, 진정인이 자발적인 경찰서 동행을 확인하는 ‘임의동행확인서’에 서명하는 등 적법한 공무집행이었다고 주장하였습니다.

o 이와 관련 대법원은 “수사관이 수사과정에서 당사자의 동의를 받는 형식으로 피의자를 수사관서 등에 동행하는 것은 수사관이 동행에 앞서 피의자에게 동행을 거부할 수 있음을 알려주었거나, 동행한 피의자가 동행과정에서 언제든지 자유로이 이탈 또는 동행 장소로부터 퇴거할 수 있었음이 인정되는 등 오로지 피의자의 자발적인 의사에 의하여 수사관서 등에 동행이 이루어졌음을 객관적인 사정에 의하여 명백하게 입증된 경우에 한하여 그 적법성이 인정되는 것으로 봄이 상당하다”고 판시(대법원 2006. 7. 6. 선고 2005도6810)한 바 있습니다.

o 또한 경찰청 훈령 「인권보호를 위한 경찰관 직무규칙」제51조 제1항은 “경찰관은 임의동행을 요구하는 경우에 상대방에게 동행을 거부할 수 있는 권리가 있으며, 동행에 동의한 경우라 하더라도 원할 경우에는 언제든지 퇴거할 수 있음을 고지하여야 한다”라고 규정하고 있습니다.

o 인권위는 그러나, 피진정인들이 진정인을 임의동행하면서 임의동행을 거부할 수 있는 권리가 있다는 사실을 고지하지 않았음을 확인하였고, 진정인이 경찰서 동행 후, 조사를 거부하고 귀가해도 된다는 지인의 조언을 받고 귀가하겠다는 의사를 밝힌 점, 당시 진정인의 어머니가 실제로 입원치료 중이었기 때문에 진정인에게 당일 경찰서 조사를 받을 수 없는 사정이 있었던 점 등에 주목하였습니다.

o 인권위는 진정인이 비록 ‘임의동행동의서’에 자필 서명을 하였으나, 진정인이 완전히 자발적인 의사에 의해 동행을 한 것이라고 보기 어렵고, 임의동행과 관련한 권리를 제대로 고지 받지 못한 상황에서 피진정인들의 장시간 동행 요구를 수인한 것이라고 보았습니다.

o 인권위는 피진정인들의 이러한 행위는 「인권보호를 위한 경찰관 직무규칙」제51조 제1항을 위반하여 「헌법」제12조가 보장하는 진정인의 신체의 자유를 침해한 행위로 판단하였습니다.

피의자를 엎어진 자세로 끌고 간 행위는 인격권 등 침해

- 인권위, 해당 경찰서장에게 재발방지 직무교육 실시 권고 -

o 국가인권위원회(위원장 현병철)는 경찰관 2명이 재물손괴 등 혐의로 현행범인으로 체포한 진정인을 경찰서로 인계하는 과정에서 이동을 거부하는 진정인을 엎어진 자세로 몸을 끌고 간 행위는 헌법 제10조 및 제12조가 정한 인격권 및 신체의 자유를 침해한 것으로 판단했습니다.

o 인권위는 당시, 피진정인들이 즉시 강제력을 행사해야 할 만큼 급박한 사정이 있다고 보기 어려움에도 진정인을 설득하여 일으켜 세우거나 다른 동료에게 지원을 요청하여 함께 이동시키는 등의 방법을 고려하지 않고 바로 진정인의 몸을 끌고 간 점에서 인권침해로 판단한 것입니다.

o 인권위는 다만, 진정인이 다리를 늘어뜨리며 이동을 거부함에 따라 이 같은 일이 발생했다는 점에서 진정인에게도 일부 책임이 있다고 보았으며, 이에 피진정인들 개인에게 책임을 묻기보다 해당 경찰서장에게 소속 경찰관들에 대해 재발방지를 위한 직무교육을 실시할 것을 권고하였습니다.

o 진정인 이 모씨(62년생)는 경찰관인 피진정인들이 2014. 6. 4. 재물손괴죄 현행범인으로 체포된 진정인을 경찰서 형사과로 인계하는 과정에서, 경찰서 본관 앞에 드러누운 진정인의 팔을 잡고 질질 끌고 들어가 팔과 다리에 찰과상을 입고, 양복이 뜯어지는 등 과도한 물리력으로 피해를 당했다며 인권위에 진정을 제기하였습니다.

o 이에 대해 피진정인들은 진정인이 순찰차에서 내린 뒤 신발을 발로 차고 주차장 바닥에 드러누웠으며, 일으켜 세워 경찰서 현관 앞에 왔을 때 다시 갑자기 다리를 늘어뜨림에 따라 부득이한 사정 하에 형사과 사무실까지의 거리도 얼마 되지 않아 진정인의 어깨를 잡은 채 끌고 들어갔다고 주장했습니다.

o 인권위 조사결과, 진정인이 사건 관련자를 데려오지 않았다고 항의하며 이동을 거부하며 다리를 늘어뜨리자 피진정인들이 진정인의 양쪽 팔을 잡고 무릎이 땅에 닿게 한 채 앞쪽으로 엎어진 자세로 형사과 사무실로 끌고 간 사실이 CCTV에 의해 확인되었습니다.

o 이로 인해 진정인은 양복 상의 겨드랑이 부분이 찢어지고 정강이 앞부분에 찰과상을 입은 것으로 조사되었습니다.

개방형 구치감 화장실 인격권 침해

인권위, “신체노출 않고, 냄새∙소리 차단될 수 있도록 개선” 권고

o 국가인권위원회(위원장 현병철)는 OO지방검찰청 OO지청 구치감 내 화장실이 개방형 출입문 형태의 칸막이만 설치되어 있어 피의자가 사용할 때 신체부위가 노출될 수 있고 냄새나 소리 등이 차단되기 어려워 「헌법」제10조가 보장하는 인격권을 침해한다고 판단하고 개선을 권고하였습니다.

o 형사 피의자였던 진정인 이 모씨(남, 45세)는 “2014. 3. 24. OO경찰서 유치장 내 화장실 이용 시와 같은 해 3. 27. OO지방검찰청 OO지청 구치감 화장실 이용 시 개방형 출입문 형태의 칸막이만 설치되어 있어 용변 시 신체 부위가 노출되는 등 수치심을 느꼈다”며 인권위에 진정을 제기하였습니다.

o 조사결과, OO지방검찰청 OO지청 내 구치감 화장실은 90cm 높이의 칸막이를 여닫이문 형태로 설치한 개방형 구조로, 용변을 보기 위하여 하의를 벗고 입는 과정에서 신체부위가 노출될 수 있으며, 냄새나 소리 등이 차단되기 어려운 것으로 판단되었습니다.

o 헌법재판소는 유치장 내 화장실 설치 및 관리행위 위헌확인 사건(헌법재판소 2001. 7. 19. 2000헌마546 결정)에서 유치장에 수용되어 있는 유치인의 동태를 감시할 필요성이 있는 점은 부인할 수 없으므로 화장실을 유치실 내에 두고 유치실 내 화장실을 포함한 그 내부를 어느 정도 관찰할 수 있는 구조로 설치하는 것에 대한 타당성은 인정할 수 있으나, 감시와 통제의 효율성에만 치중하여 유치인에게 차폐시설이 불충분한 화장실을 사용하도록 한 것은 인격권을 침해한 것이라고 판시한 바 있습니다.

o 인권위는 다만, OO경찰서의 경우, 2018. 1월 준공을 목표로 현재 청사 신축공사를 진행하고 있고, 관련 규정을 준수하여 유치장 내 화장실 벽을 천정까지 설치하는 등 화장실 구조를 개선하여 신축할 계획임을 확인하여 이 진정 부분은 별도의 구제조치가 필요하지 않은 경우에 해당되어 기각하였습니다.

설립목적

※ 국가인권위원회법 제1조

• "이 법은 국가인권위원회를 설립하여 모든 개인이 가지는 불가침의 기본적 인권을 보호하고 그 수준을 향상시킴으로써 인간으로서의
  존엄과 가치를 구현하고 민주적 기본질서 확립에 이바지함을 목적으로 한다."

정책실명제

1. 주요 정책자료의 종합적 기록･보존

주요정책의 결정･집행에 관련되는 사항은 종합적으로 기록･보존한다.

◦ 관련자의 소속･직급･성명 및 그 의견

◦ 계획서, 보고서, 회의･공청회･세미나 관련 준비자료 및 토의내용

※ 회의, 공청회, 세미나 등을 개최할 경우에는 개최일시, 참석자, 발언내용, 결정사항, 표결내용 등을 처리과의 직원으로 하여금 기록하게 하여야 한다.

2. 보도자료의 실명 제공

행정기관이 언론기관에 보도자료를 제공하는 경우에는 그 보도자료에 담당부서･담당자･연락처 등을 함께 적는다.

업무편람

1. 업무편람의 개요

가. 의 의

업무편람이란 업무수행에 합리적인 방향을 제시하여 주는 것으로 조직의 방침과 기능, 업무처리의 절차와 방법, 준수하여야 할 제 원칙, 기타 업무에 관련된 자료 등을 능률성과 경제성의 원칙에 따라 단순화하고 표준화하여 이해하기 쉽고 업무처리에 편리하도록 작성한 업무지침서이다.

나. 종 류

업무편람은 그 내용, 적용범위 및 작성기관에 따라 여러 가지로 분류할 수 있으나, 행정기관에서 발간･배포하여 활용하는 행정편람과 부서별로 작성･활용하는 직무편람으로 크게 구분한다.

1) 행정편람 : 행정기관에서 발간･배포하여 활용하는 편람

2) 직무편람 : 부서별로 단위업무에 대하여 작성･활용하는 편람

다. 업무편람의 작성효과 및 활용효과

업무편람은 행정기관의 공무원들이 업무를 수행하는 과정에서 다음과 같은 작성효과와 활용효과가 있다.

1) 작성효과

가) 현재의 업무상태를 파악할 수 있다.

나) 업무의 표준화･단순화･전문화를 촉진한다.

다) 기타 현재의 불합리한 점을 발견하여 개선할 수 있다.

2) 활용효과

가) 업무활동의 목표와 방침의 기준을 세워준다.

나) 업무를 통제하는데 필요한 적절한 지침을 준다.

다) 업무의 혼란, 불확실 및 중복을 줄일 수 있다.

라) 교육훈련의 실효성 있는 교재가 된다.

마) 관리층과 부하직원 상호간 또는 각 조직 간의 협력을 증진한다.

바) 기타 업무능률 증진에 대한 관심을 높여 준다.

2. 행정편람

가. 의 의

행정편람이란 다수의 행정기관 또는 담당자에게 업무처리 절차와 기준, 장비운용 방법, 그 밖의 일상적 근무규칙 등에 관하여 필요한 지침･기준 또는 지식을 제공하여 공통적으로 활용하는 업무지도서 또는 업무참고서 등을 말하며, 행정기관의 명의로 발간한다.

나. 행정편람의 심의

1) 심의자문위원 위촉

행정기관의 장은 행정편람을 발간함에 있어 필요한 경우에 해당기관의 공무원 및 관계 전문가를 심의자문위원으로 위촉할 수 있다.

2) 수당지급

심의자문위원회에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당 기타 필요한 경비를 지급할 수 있다.

다. 관리 및 활용

1) 행정편람의 관리

행정편람은 개인소장을 금지하고 서가 또는 책장에 비치하여 관계자가 누구든지 항상 손쉽게 참조･활용할 수 있도록 하여야 하며, 관리 책임자를 지정하여 자료관리대장에 등록･관리하여야 한다.

2) 행정편람의 수정･보완

행정편람의 발간기관은 관련 제도의 변경 등으로 행정편람의 내용을 수정 또는 보완하여야 하는 사유가 발생한 때에는 그 내용을 수정 또는 보완하여야 한다.

3. 직무편람

가. 의 의

직무편람은 부서별로 그 소관 단위업무에 대한 업무계획, 업무현황 및 그 밖의 참고자료 등을 체계적으로 정리하여 활용하는 업무자료철을 말한다.

나. 작성 대상

직무편람은 특별한 사유가 없으면 행정기관의 직제에 규정된 최하 단위 부서(과 또는 담당관)별로 단위업무에 대하여 작성한다.

다. 포함할 내용

1) 업무 연혁, 관련 업무 현황 및 주요 업무계획

2) 업무의 처리절차 및 흐름도

3) 소관 보존문서 현황

4) 그 밖의 업무처리에 필요한 참고사항

라. 인수･인계

업무를 담당하는 직원의 교체 또는 조직개편, 사무의 재분장 등으로 소관업무를 인계･인수하는 때에는 직무편람을 함께 인계･인수하여 업무현황의 파악이 용이하도록 하고 업무처리 지식 등이 축적될 수 있도록 하여야 한다.

마. 관 리

처리과의 장은 정기 또는 수시로 직무편람의 내용을 수정하거나 보완하여야한다.

관인관리

1. 관인의 의의

가. 관인의 개념

일반적으로 관인이란 정부기관에서 공식문서에 사용하는 도장이다. ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣에서 관인이란 행정기관의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 청인(廳印)과 행정기관의 장 또는 보조기관의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인(職印)을 총칭한 말이다. 여기서 행정기관이란 합의제(合議制) 행정기관을 말하며, 행정기관의 장이란 독임제(獨任制) 행정기관의 장 또는 합의제 행정기관의 장을 말하며, 보조기관(補助機關)이란 행정기관의 장으로부터 법령(행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정)이 정하는 바에 의하여 사무를 위임받아 위임받은 범위 내에서 행정기관으로서 그 위임사무를 수행하는 때에 그 보조기관을 말한다. 행정기관의 장으로부터 권한위임을 받는 보조기관과 그렇지 않는 보조기관과는 문서상 결재방식, 문서의 대외적인 의사표시방법, 관인비치 여부 등에 있어서 차이가 있다.

나. 공인의 개념

지방자치단체의 기관이 사용하는 청인 및 직인은 국가기관의 관인에 대한 개념으로 공인(公印)이라는 용어를 사용하고 있으나, 일반적으로 관인이라 하면, 공인을 포함한 개념이라 할 수 있다. 1991. 9. 30.까지는 지방자치단체도 국가기관처럼 관인이라는 용어를 사용하였으나, 지방자치의 실현에 맞게 사무관리규정 제정(대통령령제13390호, 1991. 6. 19.)으로 1991. 10. 1.부터는 국가기관의 관인에 대하는 개념으로 지방자치단체에 대하여는 공인이란 개념을 도입하여 쓰고, 공인은 해당 지방자치단체의 공인조례로 정하여 사용하도록 하였다. 또한, 공인(公印)이라는 용어는 사인(私印)에 대하는 개념으로 사용되는 경우(예：공인 등의 위조, 부정사용죄)가 있는데, 이 경우의 공인은 관인의 일반적인 개념과 비슷하다고 볼 수 있다.

2. 관인의 효력

관인은 행정기관 또는 행정기관의 장의 명의로 발신 또는 교부하는 문서에 기재된 의사표시에 대한 공식적인 인증으로서의 효력이 있다. 따라서, 관인 생략대상문서를 제외하고는 관인이 날인되지 않는 문서는 형식상 흠이 있는 문서이다.

<관인날인 위치에 관한 규정>

｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 시행규칙｣

제11조(관인날인 또는 서명) ① 영 제14조제1항 전단에 따라 관인을 찍는 경우에는 발신명의 표시의 마지막 글자가 인영의 가운데에 오도록 한다. 다만, 등본･초본 등 민원서류를 발급할 때 사용하는 직인은 발신 명의 표시의 오른쪽에 찍을 수 있다.

서식관리

1. 서식의 의의

가. 서식의 개념

서식이란 장기간에 걸쳐 반복되는 업무와 관련하여 행정상의 필요사항을 기재할 수 있도록 도안한 일정한 형식 또는 그 업무용지를 말한다. 서식은 상자형․비상자형 또는 기안문서 형태를 이용하여 글씨의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형 있게 조절하여 사용하기 편리하도록 제정한다.

나. 서식의 종류

1) 법령서식

법률･대통령령･총리령･부령･조례･규칙 등 법령으로 정한 서식을 말한다.

2) 일반서식

법령서식을 제외한 모든 서식을 말한다.

다. 서식의 제정

1) 제정 원칙

행정기관에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 없으면 서식으로 정하여 사용한다.

2) 제정 방법

가) 법령으로 제정하는 경우: ① 국민의 권리･의무와 직접 관련되는 사항을 기재사항으로 정하는 서식, ② 인가, 허가, 승인 등 민원에 관계되는 서식, ③ 행정기관에서 공통적으로 사용하는 서식중 중요한 서식

나) 고시･훈령･예규 등으로 제정하는 경우: 법령으로 정하여야 하는 서식 가운데 법령에서 고시 등으로 정하도록 한 경우와 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 고시･훈령･예규 등으로 정할 수 있다. 또한, 법령으로 정하지 않아도 되는 서식은 고시･훈령･예규 등으로 정할 수 있다.

2. 서식의 설계

가. 용지의 규격

서식에 사용되는 용지의 규격은 A4(210mm×297mm)를 기본으로 하되, 부득이한 경우에는 한국산업표준(KS)에 따른 A열 또는 B열 용지를 사용한다. 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식 등 그 밖에 특별한 사유가 있으면 그에 적합한 규격용지를 사용할 수 있다.

나. 기입항목의 식별이 용이하도록 설계

서식은 글씨의 크기, 항목 간의 간격, 적어 넣을 칸의 크기 등을 균형있게 조절하여 서식에 적을 사항을 쉽게 알 수 있도록 설계한다.

다. 쉬운 용어 사용 및 필수 항목 설계

서식에는 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니 된다.

라. 기안(시행)문 겸용 설계

서식은 특별한 사유가 없으면 서식 자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호･접수등록번호･수신자･시행일 및 접수일 등의 항목을 넣어 설계한다.

마. 서명 또는 날인의 선택적 설계

법령에서 반드시 도장을 찍도록 정하고 있지 아니하면 서명이나 날인을 선택 할 수 있도록 설계한다.

바. 행정기관의 이미지 제고

서식에는 가능하면 행정기관의 로고･상징･마크･홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 한다.

사. 민원서식의 설계

민원서식은 그 민원업무의 처리흐름도, 처리기간, 전자적 처리가 가능한지 등 을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 하고, 음성정보나 영상정보 등을 수록하거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다.

아. 용지의 규격 및 지질 표시

서식에는 용지의 규격과 지질을 표시하여야 한다. 이 경우 용지의 지질 및 단위당 중량은 ① 서식의 사용목적, ② 보존기간 및 보존방법, ③ 기재방법, ④ 복사방법 및 매수, ⑤ 사용빈도, ⑥ 사무자동화기기 활용여부 등과 함께 용지의 용도별 지질기준(규칙 별표3)에 따라 정한다.

자. 전자문서의 서식설계

전자문서의 서식은 ｢전자정부법 시행령｣ 제24조에 따른다.

제24조(전자문서의 서식) ① 행정기관등의 장은 법 제25조제2항에 따라 전자문서의 서식을 마련하는 경우에는 기존 서식을 활용하되 가능하면 도표나 선분(線分) 등을 사용하지 아니하여야 하며, 수수료･구비서류･처리절차 및 처리기간 등 인터넷을 통하여 안내할 수 있는 부분을 포함시키지 아니하여야 한다.

② 행정기관 등의 장은 제1항의 전자문서의 서식에도 불구하고 전자민원창구 또는 통합전자민원창구에서 직접 내용을 적도록 하는 전자문서의 서식을 따로 사용할 수 있다.

③ 행정기관 등의 장이 제1항 또는 제2항의 전자문서의 서식을 해당 행정기관 등의 전자민원창구 또는 통합전자민원창구에서 제공하는 경우에는해당 전자문서의 서식이 관계 법률･대통령령･총리령･부령･조례･규칙 등(이하 “법령 등”이라 한다)에서 정한 종이문서의 서식을 갈음하여 사용될 수 있다는 사실을 그 전자문서의 서식 아랫부분에 분명히 밝혀야 한다.

3. 서식의 승인 및 관리

가. 서식의 승인

1) 서식 승인기관

가) 행정안전부장관: 중앙행정기관이 법령으로 제정 또는 개정하는 서식

나) 중앙행정기관의 장: 중앙행정기관 및 그 소속기관이 훈령･고시･예규 등 으로 제정 또는 개정하는 서식

다) 지방자치단체 또는 지방교육행정기관의 장: 지방자치단체의 조례･규칙, 훈령･고시･예규 등으로 제정 또는 개정하는 서식

2) 서식승인의 신청

가) 승인신청서 제출: 서식의 승인을 받고자 하는 행정기관의 장은 입법예고와 동시에 서식 목록과 서식 초안을 첨부하여 문서로 승인을 신청하여야 한다. 이 경우 서식 초안은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치로 작성한다.

나) 관계 기관 간 사전 협의: 둘 이상 기관의 업무에 관계되는 서식은 관계기관 간의 사전 협의를 거쳐 승인을 신청하여야 한다.

3) 승인서식의 통보: 서식승인기관이 서식을 승인한 때에는 서식 목록과 승인 서식안을 첨부하여 문서로 승인신청기관에 통보하여야 한다.

나. 서식의 관리

1) 서식의 전자적 제공: 행정기관장은 국민이 편리하게 사용할 수 있도록 소관업무와 관련된 서식을 정보통신망을 이용하여 제공하여야 한다.

2) 서식의 변경: 승인된 서식을 업무관리시스템, 행정정보시스템 등에서 그대로 사용할 수 없는 경우에는 서식의 주요내용을 변경하지 아니하는 범위에서 기재항목 또는 형식을 변경할 수 있으며, 필요한 경우에는 단순히 자구, 활자크기, 용지의 지질 등을 변경하여 사용할 수 있다. 이 경우 서식승인기관에 사후 통보로 승인을 갈음할 수 있다.

3) 서식의 폐지: 서식제정기관이 서식을 폐지한 때에는 지체없이 그 사실을 서식승인기관에 통보하여야 한다.