경찰 헌법

민원사무 처리에 관한 법률 전부개정법률안(대안)

의 안
번 호
16197
                 제안연월일 : 2015.  7.   .
제  안  자 : 안전행정위원장

1. 대안의 제안경위

발의(제출)자
제안일
심 사 경 과
박성효의원
2013. 7. 4.
제320회(정기회) 제11차 전체회의(2013.12.6) 상정 후 제안설명, 검토보고 및 대체토론을 거쳐 법안심사소위원회 회부
류지영의원
2015. 4.29.
「국회법」 제58조제4항에 따라 법안심사소위원회로 직접 회부

  제334회(임시회) 제1차 법안심사소위원회(2015. 7. 3)는 위 2건의 법률안을 본회의에 부의하지 아니하기로 하고 각 법률안의 내용을 통합하여 이를 위원회 대안으로 제안하기로 함.
  제334회(임시회) 제3차 안전행정위원회(2015. 7. 3)는 소위원회의 심사결과를 받아들여 이를 위원회 대안으로 제안하기로 의결함.

2. 대안의 제안이유
  현행법은 국민이 행정기관에 신청하거나 요구하는 민원사항의 신속·공정하고 친절한 처리를 위하여 민원의 신청·접수·처리의 방법 및 절차 등에 관하여 규정하고 있음.
  그런데 현행법상 행정기관의 범위가 중앙행정기관과 지방자치단체 등으로 한정되어 있어 국민의 권익보호 차원에서 이를 국회·법원·헌법재판소 등의 헌법기관과 공공기관으로 확대할 필요성이 있음.
  또한, 민원은 그 특성에 따라 처리절차나 방법 등에 차이가 있으나 현행 규정에서는 민원의 종류를 구분함이 없이 통합적으로 규정하고 있어 국민의 혼란을 초래할 수 있으므로 민원의 종류를 세분화하여 규정할 필요가 있으며, 현재 하위법령에 규정되어 있는 민원제도개선 등에 관한 사항 등은 국민권익과 관련이 있으므로 법률에 규정할 필요가 있음.
  이에 행정기관의 범위를 확대하여 규정하고, 민원의 종류를 세분화하여 명확히 규정하며, 현재 시행령에 규정되어 있는 민원조정위원회․민원제도개선조정회의 등의 일부 조항을 법률로 규정하는 등 현행 규정을 일부 개선·보완함으로써 민원의 공정한 처리를 도모하고 민원과 관련된 국민의 권익이 충실히 보장될 수 있도록 하려는 것임.

3. 대안의 주요내용
  가. ‘민원사무’라는 용어는 공무원의 내부 업무를 지칭하는 의미가 있어 이를 ‘민원’이란 용어로 변경함에 따라 법률 제명을 ‘민원 처리에 관한 법률’로 변경함.
  나. 민원을 그 특성에 따라 법정민원, 질의민원, 건의민원, 기타민원 및 고충민원으로 분류함(안 제2조제1호 각 목).
  다. 이 법의 적용을 받는 행정기관의 대상을 정의규정에 명확히 규정하되, 국회·법원·헌법재판소·중앙선거관리위원회의 행정사무를 처리하는 기관 및 공공기관 등으로 확대함(안 제2조제3호).
  라. 민원인의 권리·의무규정을 신설하여 행정기관으로부터 신속·공정·친절·적법한 응답을 받을 권리와 행정기관에 부당한 요구나 다른 민원인의 민원 처리를 지연시키는 행위를 하지 아니할 의무가 있음을 명시함(안 제5조).
  마. 행정기관의 장으로 하여금 법정민원의 처리기간을 민원의 종류별로 정하여 공표하고, 민원편람에 수록하도록 함(안 제17조).
  바. 민원처리기간을 산정할 때, 공무원이 근무하지 않는 토요일을 제외함(안 제19조).
  사. 장기 미해결 민원 및 반복 민원 등의 해소․방지대책과 거부처분에 대한 이의신청 등을 심의하기 위한 민원조정위원회의 설치근거를 법률에 규정함(안 제34조).
  아. 행정기관의 거부처분에 대한 이의신청 결과가 확정되기 전에 행정심판이나 행정소송을 제기하여야 하는 불합리함을 시정하기 위하여 거부처분에 대한 이의신청 기간을 현행 90일 이내에서 60일 이내로 변경함(안 제35조).
  자. 행정자치부장관으로 하여금 매년 민원행정 및 제도개선에 관한 기본지침을 작성하여 행정기관의 장에게 통지하도록 하고, 중앙행정기관의 장은 기본지침에 따라 그 기관의 특성에 맞는 민원행정 및 제도개선 계획을 수립·시행하도록 함(안 제38조).  
  차. 행정기관의 장과 민원을 처리하는 담당자는 민원과 관련된 행정제도에 대한 개선안을 행정자치부장관 또는 그 민원의 소관 행정기관의 장에게 제출할 수 있도록 하고, 행정자치부장관은 소관 행정기관의 장이 수용하지 아니한 개선안 사항 중 개선할 필요성이 있다고 인정되는 사항에 대하여는 개선을 권고할 수 있도록 함(안 제39조).
  카. 여러 부처와 관련된 민원제도에 대한 개선사항 등을 심의․조정하기 위한 민원제도개선조정회의의 설치근거를 법률에 규정함(안 제40조).

법률  제        호

민원사무 처리에 관한 법률 전부개정법률안

민원사무 처리에 관한 법률 전부를 다음과 같이 개정한다.

민원 처리에 관한 법률

제1장 총칙

제1조(목적) 이 법은 민원 처리에 관한 기본적인 사항을 규정하여 민원의 공정하고 적법한 처리와 민원행정제도의 합리적 개선을 도모함으로써 국민의 권익을 보호함을 목적으로 한다.
제2조(정의) 이 법에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
  1. “민원”이란 민원인이 행정기관에 대하여 처분 등 특정한 행위를 요구하는 것을 말하며, 그 종류는 다음 각 목과 같다.
    가. 일반민원
      1) 법정민원: 법령·훈령·예규·고시·자치법규 등(이하 “관계법령등”이라 한다)에서 정한 일정 요건에 따라 인가·허가·승인·특허·면허 등을 신청하거나 장부·대장 등에의 등록·등재를 신청 또는 신고하거나 특정한 사실 또는 법률관계에 관한 확인 또는 증명을 신청하는 민원
      2) 질의민원: 법령·제도·절차 등 행정업무에 관하여 행정기관의 설명이나 해석을 요구하는 민원
      3) 건의민원: 행정제도 및 운영의 개선을 요구하는 민원
      4) 기타민원: 법정민원, 질의민원, 건의민원 및 고충민원 외에 행정기관에 단순한 행정절차 또는 형식요건 등에 대한 상담·설명을 요구하거나 일상생활에서 발생하는 불편사항에 대하여 알리는 등 행정기관에 특정한 행위를 요구하는 민원
    나. 고충민원: 「부패방지 및 국민권익위원회의 설치와 운영에 관한 법률」 제2조제5호에 따른 고충민원
  2. “민원인”이란 행정기관에 민원을 제기하는 개인·법인 또는 단체를 말한다. 다만, 행정기관(사경제의 주체로서 제기하는 경우는 제외한다), 행정기관과 사법(私法)상 계약관계(민원과 직접 관련된 계약관계만 해당한다)에 있는 자, 성명·주소 등이 불명확한 자 등 대통령령으로 정하는 자는 제외한다.
  3. “행정기관”이란 다음 각 목의 자를 말한다.
    가. 국회·법원·헌법재판소·중앙선거관리위원회의 행정사무를 처리하는 기관, 중앙행정기관(대통령 소속 기관과 국무총리 소속 기관을 포함한다. 이하 같다)과 그 소속 기관, 지방자치단체와 그 소속기관
    나. 공공기관
      1) 「공공기관의 운영에 관한 법률」제4조에 따른 법인·단체 또는 기관
      2) 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단
      3) 특별법에 따라 설립된 특수법인
      4) 「초·중등교육법」·「고등교육법」 및 그 밖의 다른 법률에 따라 설치된 각급 학교
      5) 그 밖에 대통령령으로 정하는 법인·단체 또는 기관
    다. 법령 또는 자치법규에 따라 행정권한이 있거나 행정권한을 위임 또는 위탁받은 법인․단체 또는 그 기관이나 개인
  4. “처분”이란 「행정절차법」 제2조제2호의 처분을 말한다.
  5. “복합민원”이란 하나의 민원 목적을 실현하기 위하여 관계법령등에 따라 여러 관계기관(민원과 관련된 단체·협회 등을 포함한다. 이하 같다) 또는 관계부서의 인가·허가·승인·추천·협의 또는 확인 등을 거쳐 처리되는 법정민원을 말한다.
  6. “다수인관련민원”이란 5세대(世帶) 이상의 공동이해와 관련되어 5인 이상이 연명으로 제출하는 민원을 말한다.
  7. “전자민원창구”란 「전자정부법」 제9조에 따라 설치된 전자민원창구를 말한다.
  8. “무인민원발급창구”란 행정기관의 장이 행정기관 또는 공공장소 등에 설치하여 민원인이 직접 민원문서를 발급받을 수 있도록 하는 전자장비를 말한다.
제3조(적용 범위) ① 민원에 관하여 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 법에서 정하는 바에 따른다.
  ② 제2조제3호가목의 국회․법원․헌법재판소․중앙선거관리위원회의 행정사무를 처리하는 기관에 대해서는 제36조제3항, 제37조, 제38조, 제39조제2항부터 제6항까지 및 제42조를 적용하지 아니한다.
제4조(민원 처리 담당자의 의무) 민원을 처리하는 담당자는 담당 민원을 신속․공정․친절․적법하게 처리하여야 한다.
제5조(민원인의 권리와 의무) ① 민원인은 행정기관에 민원을 신청하고 신속․공정․친절․적법한 응답을 받을 권리가 있다.
  ② 민원인은 민원을 처리하는 담당자의 적법한 민원처리를 위한 요청에 협조하여야 하고, 행정기관에 부당한 요구를 하거나 다른 민원인에 대한 민원 처리를 지연시키는 등 공무를 방해하는 행위를 하여서는 아니 된다.
제6조(민원 처리의 원칙) ① 행정기관의 장은 관계법령등에서 정한 처리기간이 남아 있다거나 그 민원과 관련 없는 공과금 등을 미납하였다는 이유로 민원 처리를 지연시켜서는 아니 된다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그에 따른다.
  ② 행정기관의 장은 법령의 규정 또는 위임이 있는 경우를 제외하고는 민원 처리의 절차 등을 강화하여서는 아니 된다.
제7조(정보 보호) 행정기관의 장은 민원 처리와 관련하여 알게 된 민원의 내용과 민원인 및 민원의 내용에 포함되어 있는 특정인의 개인정보 등이 누설되지 아니하도록 필요한 조치를 강구하여야 하며, 수집된 정보가 민원 처리의 목적 외의 용도로 사용되지 아니하도록 하여야 한다.

제2장 민원의 처리
제1절 민원의 신청 및 접수 등

제8조(민원의 신청) 민원의 신청은 문서(「전자정부법」 제2조제7호에 따른 전자문서를 포함한다. 이하 같다)로 하여야 한다. 다만, 기타민원은 구술(口述) 또는 전화로 할 수 있다.
제9조(민원의 접수) ① 행정기관의 장은 민원의 신청을 받았을 때에는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 접수를 보류하거나 거부할 수 없으며, 접수된 민원문서를 부당하게 되돌려 보내서는 아니 된다.
  ② 행정기관의 장은 민원을 접수하였을 때에는 해당 민원인에게 접수증을 내주어야 한다. 다만, 기타민원과 민원인이 직접 방문하지 아니하고 신청한 민원 및 처리기간이 ‘즉시’인 민원 등 대통령령으로 정하는 경우에는 접수증 교부를 생략할 수 있다.
  ③ 제1항 및 제2항에 따른 민원의 접수 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
제10조(불필요한 서류 요구의 금지) ① 행정기관의 장은 민원을 접수·처리할 때에 민원인에게 관계법령등에서 정한 구비서류 외의 서류를 추가로 요구하여서는 아니 된다.
  ② 행정기관의 장은 동일한 민원서류 또는 구비서류를 복수로 받는 경우에는 특별한 사유가 없으면 원본과 함께 그 사본의 제출을 허용하여야 한다.
  ③ 행정기관의 장은 민원을 접수·처리할 때에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 민원인에게 관련 증명서류 또는 구비서류의 제출을 요구할 수 없으며, 그 민원을 처리하는 담당자가 직접 이를 확인·처리하여야 한다.
  1. 민원인이 소지한 주민등록증·여권·자동차운전면허증 등 행정기관이 발급한 증명서로 그 민원의 처리에 필요한 내용을 확인할 수 있는 경우
  2. 해당 행정기관의 공부(公簿) 또는 행정정보로 그 민원의 처리에 필요한 내용을 확인할 수 있는 경우
  3. 「전자정부법」 제36조제1항에 따른 행정정보의 공동이용을 통하여 그 민원의 처리에 필요한 내용을 확인할 수 있는 경우
  ④ 행정기관의 장은 원래의 민원의 내용 변경 또는 갱신 신청을 받았을 때에는 특별한 사유가 없으면 이미 제출되어 있는 관련 증명서류 또는 구비서류를 다시 요구하여서는 아니 된다.
제11조(장애인 등에 대한 편의제공) 행정기관의 장은 민원의 신청 및 접수·처리 과정에서 장애인, 임산부, 노약자 등에 대한 편의를 제공하기 위하여 노력하여야 한다. 
제12조(민원실의 설치) 행정기관의 장은 민원을 신속히 처리하고 민원인에 대한 안내와 상담의 편의를 제공하기 위하여 민원실을 설치할 수 있다.
제13조(민원편람의 비치 등 신청편의의 제공) 행정기관의 장은 민원실(민원실이 설치되지 아니한 기관의 경우에는 문서의 접수·발송을 주관하는 부서를 말한다)에 민원의 신청에 필요한 사항을 게시(인터넷 등을 통한 게시를 포함한다)하거나 편람을 비치하는 등 민원인에게 민원 신청의 편의를 제공하여야 한다.
제14조(다른 행정기관 등을 이용한 민원의 접수·교부) ① 행정기관의 장은 민원인의 편의를 위하여 그 행정기관이 접수하고 처리결과를 교부하여야 할 민원을 다른 행정기관이나 특별법에 따라 설립되고 전국적 조직을 가진 법인 중 대통령령으로 정하는 법인으로 하여금 접수·교부하게 할 수 있다.
  ② 제1항에 따른 접수·교부의 절차 및 접수·처리·교부 기관 간 송부방법 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
  ③ 제1항에 따라 민원을 접수·교부하는 법인의  임직원은 「형법」이나 그 밖의 법률에 따른 벌칙을 적용할 때에는 공무원으로 본다.
제15조(정보통신망을 이용한 다른 행정기관 소관 민원의 접수·교부) ① 행정기관의 장은 정보통신망을 이용하여 다른 행정기관 소관의 민원을 접수·교부할 수 있는 경우에는 이를 직접 접수·교부할 수 있다.
  ② 제1항에 따라 접수·교부할 수 있는 민원의 종류는 행정자치부장관이 관계 중앙행정기관의 장과의 협의를 거쳐 결정·고시한다.
제16조(민원문서의 이송) ① 행정기관의 장은 접수한 민원이 다른 행정기관의 소관인 경우에는 접수된 민원문서를 지체 없이 소관 기관에 이송하여야 한다.
  ② 제1항에 따른 민원문서의 이송 절차 및 방법 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

제2절 민원의 처리기간·방법 등

제17조(법정민원의 처리기간 설정․공표) ① 행정기관의 장은 법정민원을 신속히 처리하기 위하여 행정기관에 법정민원의 신청이 접수된 때부터 처리가 완료될 때까지 소요되는 처리기간을 법정민원의 종류별로 미리 정하여 공표하여야 한다.
  ② 행정기관의 장은 제1항에 따른 처리기간을 정할 때에는 접수기관·경유기관·협의기관(다른 기관과 사전협의가 필요한 경우만 해당한다) 및 처분기관 등 각 기관별로 처리기간을 구분하여 정하여야 한다.
  ③ 행정기관의 장은 제1항 및 제2항에 따른 처리기간을 민원편람에 수록하여야 한다.
제18조(질의민원의 처리기간 등) 질의․건의․기타민원 및 고충민원의 처리기간 및 처리절차 등에 관하여는 대통령령으로 정한다.
제19조(처리기간의 계산) ① 민원의 처리기간을 5일 이하로 정한 경우에는 민원의 접수시각부터 “시간” 단위로 계산하되, 공휴일과 토요일은 산입(算入)하지 아니한다. 이 경우 1일은 8시간의 근무시간을 기준으로 한다.
  ② 민원의 처리기간을 6일 이상으로 정한 경우에는 “일” 단위로 계산하고 첫날을 산입하되, 공휴일과 토요일은 산입하지 아니한다.
  ③ 민원의 처리기간을 주·월·연으로 정한 경우에는 첫날을 산입하되, 「민법」 제159조부터 제161조까지의 규정을 준용한다.
제20조(관계 기관․부서 간의 협조) ① 민원을 처리하는 주무부서는 민원을 처리할 때 관계 기관․부서의 협조가 필요한 경우에는 민원을 접수한 후 지체 없이 그 민원의 처리기간 내에서 회신기간을 정하여 협조를 요청하여야 하며, 요청받은 기관․부서는 그 회신기간 내에 이를 처리하여야 한다.
  ② 협조를 요청받은 기관․부서는 제1항에 따른 회신기간 내에 그 민원을 처리할 수 없는 특별한 사정이 있는 경우에는 그 회신기간의 범위에서 한 차례만 기간을 연장할 수 있다.
  ③ 협조를 요청받은 기관․부서가 제2항에 따라 기간을 연장하려는 경우에는 제1항에 따른 회신기간이 끝나기 전에 그 연장사유․처리진행상황 및 회신예정일 등을 협조를 요청한 민원 처리 주무부서에 통보하여야 한다.
제21조(민원 처리의 예외) 행정기관의 장은 접수된 민원(법정민원을 제외한다. 이하 이 조에서 같다)이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 민원을 처리하지 아니할 수 있다. 이 경우 그 사유를 해당 민원인에게 통지하여야 한다.
  1. 고도의 정치적 판단을 요하거나 국가기밀 또는 공무상 비밀에 관한 사항
  2. 수사, 재판 및 형집행에 관한 사항 또는 감사원의 감사가 착수된 사항
  3. 행정심판, 행정소송, 헌법재판소의 심판, 감사원의 심사청구, 그 밖에 다른 법률에 따라 불복구제절차가 진행 중인 사항
  4. 법령에 따라 화해·알선·조정·중재 등 당사자 간의 이해 조정을 목적으로 행하는 절차가 진행 중인 사항
  5. 판결·결정·재결·화해·조정·중재 등에 따라 확정된 권리관계에 관한 사항
  6. 감사원이 감사위원회의의 결정을 거쳐 행하는 사항
  7. 각급 선거관리위원회의 의결을 거쳐 행하는 사항
  8. 사인 간의 권리관계 또는 개인의 사생활에 관한 사항
  9. 행정기관의 소속 직원에 대한 인사행정상의 행위에 관한 사항
제22조(민원문서의 보완·취하 등) ① 행정기관의 장은 접수한 민원문서에 보완이 필요한 경우에는 상당한 기간을 정하여 지체 없이 민원인에게 보완을 요구하여야 한다.
  ② 민원인은 해당 민원의 처리가 종결되기 전에는 그 신청의 내용을 보완하거나 변경 또는 취하할 수 있다. 다만, 다른 법률에 특별한 규정이 있거나 그 민원의 성질상 보완·변경 또는 취하할 수 없는 경우에는 그러하지 아니하다.
  ③ 제1항에 따른 민원문서의 보완 절차 및 방법 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
제23조(반복 및 중복민원의 처리) ① 행정기관의 장은 민원인이 동일한 내용의 민원(법정민원을 제외한다. 이하 이 조에서 같다)을 정당한 사유 없이 3회 이상 반복하여 제출한 경우에는 2회 이상 그 처리결과를 통지하고, 그 후에 접수되는 민원에 대하여는 종결처리할 수 있다.
  ② 행정기관의 장은 민원인이 2개 이상의 행정기관에 제출한 동일한 내용의 민원을 다른 행정기관으로부터 이송받은 경우에도 제1항을 준용하여 처리할 수 있다.
  ③ 행정기관의 장은 제1항 및 제2항에 따른 동일한 내용의 민원인지 여부에 대하여는 해당 민원의 성격, 종전 민원과의 내용적 유사성․관련성 및 종전 민원과 동일한 답변을 할 수 밖에 없는 사정 등을 종합적으로 고려하여 결정하여야 한다.
제24조(다수인관련민원의 처리) ① 다수인관련민원을 신청하는 민원인은 연명부(連名簿)를 원본으로 제출하여야 한다.
  ② 행정기관의 장은 다수인관련민원이 발생한 경우에는 신속·공정·적법하게 해결될 수 있도록 조치하여야 한다.
  ③ 다수인관련민원의 효율적인 처리와 관리에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
제25조(민원심사관의 지정) ① 행정기관의 장은 민원 처리상황의 확인·점검 등을 위하여 소속 직원 중에서 민원심사관을 지정하여야 한다.
  ② 제1항에 따른 민원심사관의 업무 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
제26조(처리민원의 사후관리) 행정기관의 장은 처리한 민원에 대하여 민원인의 만족여부 및 개선사항 등을 조사하여 업무에 반영할 수 있다.

제3절 민원 처리결과의 통지 등

제27조(처리결과의 통지) ① 행정기관의 장은 접수된 민원에 대한 처리를 완료한 때에는 그 결과를 민원인에게 문서로 통지하여야 한다. 다만, 기타민원의 경우와 통지에 신속을 요하거나 민원인이 요청하는 등 대통령령으로 정하는 경우에는 구술 또는 전화로 통지할 수 있다.
  ② 행정기관의 장은 제1항에 따라 민원의 처리 결과를 통지할 때에 민원의 내용을 거부하는 경우에는 거부 이유와 구제절차를 함께 통지하여야 한다.
  ③ 행정기관의 장은 제1항에 따른 민원의 처리결과를 허가서․신고필증․증명서 등의 문서(「전자정부법」제2조제7호에 따른 전자문서 및 같은 조 제8호에 따른 전자화문서를 제외한다)로 민원인에게 직접 교부할 필요가 있는 때에는 그 민원인 또는 그 위임을 받은 자임을 확인한 후에 이를 교부하여야 한다.
제28조(무인민원발급창구를 이용한 민원문서의 발급) ① 행정기관의 장은 무인민원발급창구를 통하여 민원문서(다른 행정기관 소관의 민원문서를 포함한다)를 발급할 수 있다.
  ② 제1항에 따라 민원문서를 발급하는 경우에는 다른 법률에도 불구하고 수수료를 감면할 수 있다.
  ③ 제1항에 따라 발급할 수 있는 민원문서의 종류는 행정자치부장관이 관계 행정기관의 장과의 협의를 거쳐 결정·고시한다.
제29조(민원수수료 등의 납부방법) 행정기관의 장은 민원인의 편의를 위하여 민원인이 현금․수입인지․수입증지 외의 다양한 방법으로 민원 처리에 따른 수수료 등을 납부할 수 있도록 조치하여야 한다.

제4절 법정민원

제30조(사전심사의 청구 등) ① 민원인은 법정민원 중 신청에 경제적으로 많은 비용이 수반되는 민원 등 대통령령으로 정하는 민원에 대하여는 행정기관의 장에게 정식으로 민원을 신청하기 전에 미리 약식의 사전심사를 청구할 수 있다.
  ② 행정기관의 장은 제1항에 따라 사전심사가 청구된 법정민원이 다른 행정기관의 장과의 협의를 거쳐야 하는 사항인 경우에는 미리 그 행정기관의 장과 협의하여야 한다.
  ③ 행정기관의 장은 사전심사 결과를 민원인에게 문서로 통지하여야 하며, 가능한 것으로 통지한 민원의 내용에 대하여는 민원인이 나중에 정식으로 민원을 신청한 경우에도 동일하게 결정을 내릴 수 있도록 노력하여야 한다. 다만, 민원인의 귀책사유 또는 불가항력이나 그 밖의 정당한 사유로 이를 이행할 수 없는 경우에는 그러하지 아니하다.
  ④ 행정기관의 장은 제1항에 따른 사전심사 제도를 효율적으로 운영하기 위하여 필요한 법적·제도적 장치를 마련하여 시행하여야 한다.
제31조(복합민원의 처리) ① 행정기관의 장은 복합민원을 처리할 주무부서를 지정하고 그 부서로 하여금 관계 기관․부서 간의 협조를 통하여 민원을 한꺼번에 처리하게 할 수 있다.
  ② 제1항에 따른 복합민원의 처리 방법 및 절차 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
제32조(민원 1회방문 처리제의 시행) ① 행정기관의 장은 복합민원을 처리할 때에 그 행정기관의 내부에서 할 수 있는 자료의 확인, 관계 기관·부서와의 협조 등에 따른 모든 절차를 담당 직원이 직접 진행하도록 하는 민원 1회방문 처리제를 확립함으로써 불필요한 사유로 민원인이 행정기관을 다시 방문하지 아니하도록 하여야 한다.
  ② 행정기관의 장은 제1항에 따른 민원 1회방문 처리에 관한 안내와 상담의 편의를 제공하기 위하여 민원 1회방문 상담창구를 설치하여야 한다.
  ③ 제1항에 따른 민원 1회방문 처리제는 다음 각 호의 절차에 따라 시행한다.
  1. 제2항에 따른 민원 1회방문 상담창구의 설치․운영
  2. 제33조에 따른 민원후견인의 지정·운영
  3. 복합민원을 심의하기 위한 실무기구의 운영
  4. 제3호의 실무기구의 심의결과에 대한 제34조에 따른 민원조정위원회의 재심의(再審議)
  5. 행정기관의 장의 최종 결정
제33조(민원후견인의 지정·운영) 행정기관의 장은 민원 1회방문 처리제의 원활한 운영을 위하여 민원 처리에 경험이 많은 소속 직원을 민원후견인으로 지정하여 민원인을 안내하거나 민원인과 상담하게 할 수 있다.
제34조(민원조정위원회의 설치․운영) ① 행정기관의 장은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 민원조정위원회를 설치․운영하여야 한다.
  1. 장기 미해결 민원, 반복 민원 및 다수인관련민원에 대한 해소․방지 대책
  2. 거부처분에 대한 이의신청
  3. 민원처리 주무부서의 법규적용의 타당성 여부와 제32조제3항제4호에 따른 재심의
  4. 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항
  ② 제1항의 민원조정위원회의 구성 및 운영 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
제35조(거부처분에 대한 이의신청) ① 법정민원에 대한 행정기관의 장의 거부처분에 불복하는 민원인은 그 거부처분을 받은 날부터 60일 이내에 그 행정기관의 장에게 문서로 이의신청을 할 수 있다.
  ② 행정기관의 장은 이의신청을 받은 날부터 10일 이내에 그 이의신청에 대하여 인용 여부를 결정하고 그 결과를 민원인에게 지체 없이 문서로 통지하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 정하여진 기간 이내에 인용 여부를 결정할 수 없을 때에는 그 기간의 만료일 다음 날부터 기산(起算)하여 10일 이내의 범위에서 연장할 수 있으며, 연장 사유를 민원인에게 통지하여야 한다.
  ③ 민원인은 제1항에 따른 이의신청 여부와 관계없이 「행정심판법」에 따른 행정심판 또는 「행정소송법」에 따른 행정소송을 제기할 수 있다.
  ④ 제1항에 따른 이의신청의 절차 및 방법 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

제3장 민원제도의 개선 등

제36조(민원처리기준표의 고시 등) ① 행정자치부장관은 민원인의 편의를 위하여 관계법령등에 규정되어 있는 민원의 처리기관, 처리기간, 구비서류, 처리절차, 신청방법 등에 관한 사항을 종합한 민원처리기준표를 작성하여 관보에 고시하고 「전자정부법」제9조제3항에 따른 통합전자민원창구(이하 “통합전자민원창구”라 한다)에 게시하여야 한다.
  ② 행정기관의 장은 관계법령등의 제정·개정 또는 폐지 등으로 제1항에 따라 고시된 민원처리기준표를 변경할 필요가 있으면 즉시 그 내용을 행정자치부장관에게 통보하여야 하며, 행정자치부장관은 그 내용을 관보에 고시하고 통합전자민원창구에 게시한 후 제1항에 따른 민원처리기준표에 반영하여야 한다.
  ③ 행정자치부장관은 민원의 간소화를 위하여 필요하다고 인정하는 경우에는 관계 행정기관의 장에게 관계법령등에 규정되어 있는 처리기간, 구비서류, 처리절차, 신청방법 등의 개정을 요청할 수 있다.
제37조(민원처리기준표의 조정 등) ① 행정자치부장관은 제36조에 따라 민원처리기준표를 작성·고시할 때에 민원의 간소화를 위하여 필요하다고 인정하는 경우에는 관계 행정기관의 장과의 협의를 거쳐 관계법령등이 개정될 때까지 잠정적으로 관계법령등에 규정되어 있는 처리기간과 구비서류를 줄이거나 처리절차·신청방법을 변경할 수 있다.
  ② 행정기관의 장은 제1항에 따라 민원처리기준표가 조정·고시된 경우에는 이에 따라 민원을 처리하여야 하며, 중앙행정기관의 장은 민원처리기준표의 조정 또는 변경된 내용에 따라 관계법령등을 지체 없이 개정·정비하여야 한다.
제38조(민원행정 및 제도개선 계획 등) ① 행정자치부장관은 매년 민원행정 및 제도개선에 관한 기본지침을 작성하여 행정기관의 장에게 통보하여야 한다.
  ② 행정기관의 장은 제1항에 따른 기본지침에 따라 그 기관의 특성에 맞는 민원행정 및 제도개선 계획을 수립·시행하여야 한다.
제39조(민원제도의 개선) ① 행정기관의 장은 민원제도에 대한 개선안을 발굴·개선하도록 노력하여야 한다.
  ② 행정기관의 장은 제1항에 따라 개선한 내용을 대통령령으로 정하는 바에 따라 행정자치부장관에게 통보하여야 한다.
  ③ 행정기관의 장과 민원을 처리하는 담당자는 민원제도에 대한 개선안을 행정자치부장관 또는 그 민원의 소관 행정기관의 장에게 제출할 수 있다.
  ④ 행정자치부장관은 제3항에 따라 제출받은 개선안을 검토하여 필요한 경우에는 그 소관 행정기관의 장에게 통보하여 검토하도록 하여야 한다.
  ⑤ 제3항 및 제4항에 따라 개선안을 제출․통보받은 소관 행정기관의 장은 그 수용 여부를 결정하여야 하며, 행정자치부장관은 행정기관의 장이 수용하지 아니하기로 한 사항 중 개선할 필요성이 있다고 인정되는 사항에 대하여는 소관 행정기관의 장에게 개선을 권고할 수 있다.
  ⑥ 행정기관의 장이 제5항에 따라 행정자치부장관으로부터 권고 받은 사항을 수용하지 아니하는 경우 행정자치부장관은 제40조에 따른 민원제도개선조정회의에 심의를 요청할 수 있다.
제40조(민원제도개선조정회의) ① 여러 부처와 관련된 민원제도 개선사항을 심의·조정하기 위하여 국무총리 소속으로 민원제도개선조정회의(이하 “조정회의”라 한다)를 둔다.
  ② 조정회의는 여러 부처와 관련된 민원제도 개선사항, 제39조제6항에 따른 심의요청 사항 등 대통령령으로 정하는 사항을 심의·조정한다.
  ③ 조정회의의 구성·운영과 그 밖에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
제41조(민원의 실태조사 및 간소화) ① 중앙행정기관의 장은 매년 그 기관이 관장하는 민원의 처리 및 운영 실태를 조사하여야 한다.
  ② 중앙행정기관의 장은 제1항에 따른 조사 결과에 따라 소관 민원의 구비서류, 처리절차 등의 간소화 방안을 마련하여야 한다.
제42조(확인·점검·평가 등) ① 행정자치부장관은 효과적인 민원행정 및 제도의 개선을 위하여 필요하다고 인정할 때에는 행정기관에 대하여 민원의 개선 상황과 운영 실태를 확인·점검·평가할 수 있다.
  ② 행정자치부장관은 제1항에 따른 확인·점검·평가 결과 민원의 개선에 소극적이거나 이행 상태가 불량하다고 판단되는 경우 국무총리에게 이를 시정하기 위하여 필요한 조치를 건의할 수 있다.
제43조(행정기관의 협조) 행정기관의 장은 이 법에 따라 행정자치부장관이 실시하는 민원 관련 자료수집과 민원제도 개선사업에 적극 협조하여야 한다.
제44조(민원행정에 관한 여론 수집) ① 행정자치부장관은 행정기관의 민원처리에 관하여 필요한 경우 국민들의 여론을 수집하여 민원행정제도 및 그 운영의 개선에 반영할 수 있다.
  ② 제1항에 따른 여론 수집에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
제45조(국민제안의 처리) ① 중앙행정기관의 장, 지방자치단체의 장 등 대통령령으로 정하는 행정기관의 장은 정부시책이나 행정제도 및 그 운영의 개선에 관한 국민제안을 접수·처리하여야 한다.
  ② 제1항에 따른 국민제안의 운영 및 절차 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

부      칙

제1조(시행일) 이 법은 공포 후 6개월이 경과한 날부터 시행한다.
제2조(민원조정위원회 및 민원제도개선조정회의에 대한 경과조치) 이 법 시행 당시 구성·운영되고 있는 민원조정위원회 및 민원제도개선조정회의는 이 법에 따른 민원조정위원회 및 민원제도개선조정회의로 본다.
제3조(거부처분에 대한 이의신청에 관한 적용례) 제35조제1항의 개정규정은 이 법 시행 후 최초로 이루어진 행정기관의 장의 거부처분부터 적용한다.
제4조(다른 법률의 개정) ① 국토의 계획 및 이용에 관한 법률 일부를 다음과 같이 개정한다.
  제118조제4항 중 “「민원사무 처리에 관한 법률」”을 “「민원 처리에 관한 법률」로 한다.
  ② 기업활동 규제완화에 관한 특별조치법 일부를 다음과 같이 개정한다.
  제10조제2항 중 “「민원사무 처리에 관한 법률」제22조에 따른 민원실”을 “「민원 처리에 관한 법률」제12조에 따른 민원실”로 한다.
  ③ 전자정부법 일부를 다음과 같이 개정한다.
  제39조제5항제2호 중 “「민원사무 처리에 관한 법률」제20조제1항에 따른 민원사무처리기준표에 올라있는 민원사무의”를 “「민원 처리에 관한 법률」제36조제1항에 따른 민원처리기준표에 올라있는 민원의”로 한다.
제5조(다른 법률과의 관계) 이 법 시행 당시 다른 법률에서 종전의 「민원사무 처리에 관한 법률」 또는 그 규정을 인용한 경우에는  이 법 가운데 그에 해당하는 규정이 있을 때에는 종전의 규정을 갈음하여 이 법 또는 이 법의 해당 규정을 인용한 것으로 본다.

2015년 제3회 행정사 1차 시험 합격자 발표

제1차 시험 합격자 전체 수험번호 및 개인별 시험성적을 한국산업인력공단 인터넷(www.Q-net.or.kr) 행정사 홈페이지 발표서비스(합격자발표)에 게재된다. 2015년도 1차 합격자는 760명이다.

행정사 제3회 2차 시험 접수기간은 08.24(월)~09.02(수)이며, 시험일은 10.31(토)이다. 합격자 발표일은 12.23(수)~02.22(월)이다.

2차 시험은 오전 9시 30분부터 오후 1시 20분까지 1교시 민법·행정절차론, 2교시 사무관리론·행정사실무법으로 치러진다. 제2차 시험은 논술 및 약술형 혼합이다. 최소 합격보증인원은 일반행정사 287명, 외국어번역행정사 40명, 기술행정사 3명이다.

□ 전부면제자를 제외한 수험자 채점결과 및 합격인원(2015년도 1차)

                                         (단위: 명, %)

행정사 시험과 관련된 안내사항은,

가. 응시자격

❍ 제한 없음. 다만, 행정사법 제6조의 결격사유가 있는 자, 허위의 사진을 등록한 자, 행정사법 시행령 제19조 규정에 따라 시험이 정지되거나 무효로 처리된 사람은 그 처분이 있는 날로부터 5년간 시험에 응시할 수 없음

나. 결격사유[행정사법 제6조]

❍ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 행정사가 될 수 없음

1) 금치산자 또는 한정치산자

  2) 파산선고를 받고 복권되지 아니한 사람

  3) 금고이상의 실형을 선고받고 그 집행이 끝나거나(집행이 끝난 것으로 보는 경우를 포함한다) 집행이 면제된 날부터 3년이 지나지 아니한 사람

  4) 금고이상의 형의 집행유예 선고를 받고 그 유예기간이 끝난 날부터 2년이 지나지 아니한 사람

  5) 금고 이상의 형의 선고유예를 받고 그 유예기간에 있는 사람

  6) 공무원으로서 징계처분에 따라 파면되거나 해임된 후 3년이 지나지 아니한 사람

  7) 행정사법 제30조(자격의 취소)에 따라 행정사 자격이 취소된 후 3년이 지나지 아니한 사람

❍ 결격사유 심사기준일: 최종 시험시행일(2015.10.31)

※ 결격사유(행정사법 제6조)에 따라 응시자격이 없었던 것으로 확인된 경우에는 합격을 취소함

합격 기준

❍ 제1차 시험 및 제2차 시험 합격자는 과목(제2차 시험의 해당 외국어

시험 제외)당 100점을 만점으로 하여 모든 과목의 점수가 40점 이상이고, 전 과목의 평균 점수가 60점 이상인 사람으로 함.

  ※ 단, 제2차 시험 합격자가 최소선발인원보다 적은 경우에는 최소선발인원이 될 때까지 모든 과목의 점수가 40점 이상인 사람 중에서 전 과목 평균점수가 높은 순으로 합격자를 추가로 결정하고 동점자가 있어 최소선발인원을 초과하는 경우에는 그 동점자 모두를 합격자로 함(영 제17조 제3항)

정책실명제

1. 주요 정책자료의 종합적 기록･보존

주요정책의 결정･집행에 관련되는 사항은 종합적으로 기록･보존한다.

◦ 관련자의 소속･직급･성명 및 그 의견

◦ 계획서, 보고서, 회의･공청회･세미나 관련 준비자료 및 토의내용

※ 회의, 공청회, 세미나 등을 개최할 경우에는 개최일시, 참석자, 발언내용, 결정사항, 표결내용 등을 처리과의 직원으로 하여금 기록하게 하여야 한다.

2. 보도자료의 실명 제공

행정기관이 언론기관에 보도자료를 제공하는 경우에는 그 보도자료에 담당부서･담당자･연락처 등을 함께 적는다.

업무편람

1. 업무편람의 개요

가. 의 의

업무편람이란 업무수행에 합리적인 방향을 제시하여 주는 것으로 조직의 방침과 기능, 업무처리의 절차와 방법, 준수하여야 할 제 원칙, 기타 업무에 관련된 자료 등을 능률성과 경제성의 원칙에 따라 단순화하고 표준화하여 이해하기 쉽고 업무처리에 편리하도록 작성한 업무지침서이다.

나. 종 류

업무편람은 그 내용, 적용범위 및 작성기관에 따라 여러 가지로 분류할 수 있으나, 행정기관에서 발간･배포하여 활용하는 행정편람과 부서별로 작성･활용하는 직무편람으로 크게 구분한다.

1) 행정편람 : 행정기관에서 발간･배포하여 활용하는 편람

2) 직무편람 : 부서별로 단위업무에 대하여 작성･활용하는 편람

다. 업무편람의 작성효과 및 활용효과

업무편람은 행정기관의 공무원들이 업무를 수행하는 과정에서 다음과 같은 작성효과와 활용효과가 있다.

1) 작성효과

가) 현재의 업무상태를 파악할 수 있다.

나) 업무의 표준화･단순화･전문화를 촉진한다.

다) 기타 현재의 불합리한 점을 발견하여 개선할 수 있다.

2) 활용효과

가) 업무활동의 목표와 방침의 기준을 세워준다.

나) 업무를 통제하는데 필요한 적절한 지침을 준다.

다) 업무의 혼란, 불확실 및 중복을 줄일 수 있다.

라) 교육훈련의 실효성 있는 교재가 된다.

마) 관리층과 부하직원 상호간 또는 각 조직 간의 협력을 증진한다.

바) 기타 업무능률 증진에 대한 관심을 높여 준다.

2. 행정편람

가. 의 의

행정편람이란 다수의 행정기관 또는 담당자에게 업무처리 절차와 기준, 장비운용 방법, 그 밖의 일상적 근무규칙 등에 관하여 필요한 지침･기준 또는 지식을 제공하여 공통적으로 활용하는 업무지도서 또는 업무참고서 등을 말하며, 행정기관의 명의로 발간한다.

나. 행정편람의 심의

1) 심의자문위원 위촉

행정기관의 장은 행정편람을 발간함에 있어 필요한 경우에 해당기관의 공무원 및 관계 전문가를 심의자문위원으로 위촉할 수 있다.

2) 수당지급

심의자문위원회에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당 기타 필요한 경비를 지급할 수 있다.

다. 관리 및 활용

1) 행정편람의 관리

행정편람은 개인소장을 금지하고 서가 또는 책장에 비치하여 관계자가 누구든지 항상 손쉽게 참조･활용할 수 있도록 하여야 하며, 관리 책임자를 지정하여 자료관리대장에 등록･관리하여야 한다.

2) 행정편람의 수정･보완

행정편람의 발간기관은 관련 제도의 변경 등으로 행정편람의 내용을 수정 또는 보완하여야 하는 사유가 발생한 때에는 그 내용을 수정 또는 보완하여야 한다.

3. 직무편람

가. 의 의

직무편람은 부서별로 그 소관 단위업무에 대한 업무계획, 업무현황 및 그 밖의 참고자료 등을 체계적으로 정리하여 활용하는 업무자료철을 말한다.

나. 작성 대상

직무편람은 특별한 사유가 없으면 행정기관의 직제에 규정된 최하 단위 부서(과 또는 담당관)별로 단위업무에 대하여 작성한다.

다. 포함할 내용

1) 업무 연혁, 관련 업무 현황 및 주요 업무계획

2) 업무의 처리절차 및 흐름도

3) 소관 보존문서 현황

4) 그 밖의 업무처리에 필요한 참고사항

라. 인수･인계

업무를 담당하는 직원의 교체 또는 조직개편, 사무의 재분장 등으로 소관업무를 인계･인수하는 때에는 직무편람을 함께 인계･인수하여 업무현황의 파악이 용이하도록 하고 업무처리 지식 등이 축적될 수 있도록 하여야 한다.

마. 관 리

처리과의 장은 정기 또는 수시로 직무편람의 내용을 수정하거나 보완하여야한다.

관인관리

1. 관인의 의의

가. 관인의 개념

일반적으로 관인이란 정부기관에서 공식문서에 사용하는 도장이다. ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣에서 관인이란 행정기관의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 청인(廳印)과 행정기관의 장 또는 보조기관의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인(職印)을 총칭한 말이다. 여기서 행정기관이란 합의제(合議制) 행정기관을 말하며, 행정기관의 장이란 독임제(獨任制) 행정기관의 장 또는 합의제 행정기관의 장을 말하며, 보조기관(補助機關)이란 행정기관의 장으로부터 법령(행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정)이 정하는 바에 의하여 사무를 위임받아 위임받은 범위 내에서 행정기관으로서 그 위임사무를 수행하는 때에 그 보조기관을 말한다. 행정기관의 장으로부터 권한위임을 받는 보조기관과 그렇지 않는 보조기관과는 문서상 결재방식, 문서의 대외적인 의사표시방법, 관인비치 여부 등에 있어서 차이가 있다.

나. 공인의 개념

지방자치단체의 기관이 사용하는 청인 및 직인은 국가기관의 관인에 대한 개념으로 공인(公印)이라는 용어를 사용하고 있으나, 일반적으로 관인이라 하면, 공인을 포함한 개념이라 할 수 있다. 1991. 9. 30.까지는 지방자치단체도 국가기관처럼 관인이라는 용어를 사용하였으나, 지방자치의 실현에 맞게 사무관리규정 제정(대통령령제13390호, 1991. 6. 19.)으로 1991. 10. 1.부터는 국가기관의 관인에 대하는 개념으로 지방자치단체에 대하여는 공인이란 개념을 도입하여 쓰고, 공인은 해당 지방자치단체의 공인조례로 정하여 사용하도록 하였다. 또한, 공인(公印)이라는 용어는 사인(私印)에 대하는 개념으로 사용되는 경우(예：공인 등의 위조, 부정사용죄)가 있는데, 이 경우의 공인은 관인의 일반적인 개념과 비슷하다고 볼 수 있다.

2. 관인의 효력

관인은 행정기관 또는 행정기관의 장의 명의로 발신 또는 교부하는 문서에 기재된 의사표시에 대한 공식적인 인증으로서의 효력이 있다. 따라서, 관인 생략대상문서를 제외하고는 관인이 날인되지 않는 문서는 형식상 흠이 있는 문서이다.

<관인날인 위치에 관한 규정>

｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 시행규칙｣

제11조(관인날인 또는 서명) ① 영 제14조제1항 전단에 따라 관인을 찍는 경우에는 발신명의 표시의 마지막 글자가 인영의 가운데에 오도록 한다. 다만, 등본･초본 등 민원서류를 발급할 때 사용하는 직인은 발신 명의 표시의 오른쪽에 찍을 수 있다.

서식관리

1. 서식의 의의

가. 서식의 개념

서식이란 장기간에 걸쳐 반복되는 업무와 관련하여 행정상의 필요사항을 기재할 수 있도록 도안한 일정한 형식 또는 그 업무용지를 말한다. 서식은 상자형․비상자형 또는 기안문서 형태를 이용하여 글씨의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형 있게 조절하여 사용하기 편리하도록 제정한다.

나. 서식의 종류

1) 법령서식

법률･대통령령･총리령･부령･조례･규칙 등 법령으로 정한 서식을 말한다.

2) 일반서식

법령서식을 제외한 모든 서식을 말한다.

다. 서식의 제정

1) 제정 원칙

행정기관에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 없으면 서식으로 정하여 사용한다.

2) 제정 방법

가) 법령으로 제정하는 경우: ① 국민의 권리･의무와 직접 관련되는 사항을 기재사항으로 정하는 서식, ② 인가, 허가, 승인 등 민원에 관계되는 서식, ③ 행정기관에서 공통적으로 사용하는 서식중 중요한 서식

나) 고시･훈령･예규 등으로 제정하는 경우: 법령으로 정하여야 하는 서식 가운데 법령에서 고시 등으로 정하도록 한 경우와 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 고시･훈령･예규 등으로 정할 수 있다. 또한, 법령으로 정하지 않아도 되는 서식은 고시･훈령･예규 등으로 정할 수 있다.

2. 서식의 설계

가. 용지의 규격

서식에 사용되는 용지의 규격은 A4(210mm×297mm)를 기본으로 하되, 부득이한 경우에는 한국산업표준(KS)에 따른 A열 또는 B열 용지를 사용한다. 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식 등 그 밖에 특별한 사유가 있으면 그에 적합한 규격용지를 사용할 수 있다.

나. 기입항목의 식별이 용이하도록 설계

서식은 글씨의 크기, 항목 간의 간격, 적어 넣을 칸의 크기 등을 균형있게 조절하여 서식에 적을 사항을 쉽게 알 수 있도록 설계한다.

다. 쉬운 용어 사용 및 필수 항목 설계

서식에는 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니 된다.

라. 기안(시행)문 겸용 설계

서식은 특별한 사유가 없으면 서식 자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호･접수등록번호･수신자･시행일 및 접수일 등의 항목을 넣어 설계한다.

마. 서명 또는 날인의 선택적 설계

법령에서 반드시 도장을 찍도록 정하고 있지 아니하면 서명이나 날인을 선택 할 수 있도록 설계한다.

바. 행정기관의 이미지 제고

서식에는 가능하면 행정기관의 로고･상징･마크･홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 한다.

사. 민원서식의 설계

민원서식은 그 민원업무의 처리흐름도, 처리기간, 전자적 처리가 가능한지 등 을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 하고, 음성정보나 영상정보 등을 수록하거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다.

아. 용지의 규격 및 지질 표시

서식에는 용지의 규격과 지질을 표시하여야 한다. 이 경우 용지의 지질 및 단위당 중량은 ① 서식의 사용목적, ② 보존기간 및 보존방법, ③ 기재방법, ④ 복사방법 및 매수, ⑤ 사용빈도, ⑥ 사무자동화기기 활용여부 등과 함께 용지의 용도별 지질기준(규칙 별표3)에 따라 정한다.

자. 전자문서의 서식설계

전자문서의 서식은 ｢전자정부법 시행령｣ 제24조에 따른다.

제24조(전자문서의 서식) ① 행정기관등의 장은 법 제25조제2항에 따라 전자문서의 서식을 마련하는 경우에는 기존 서식을 활용하되 가능하면 도표나 선분(線分) 등을 사용하지 아니하여야 하며, 수수료･구비서류･처리절차 및 처리기간 등 인터넷을 통하여 안내할 수 있는 부분을 포함시키지 아니하여야 한다.

② 행정기관 등의 장은 제1항의 전자문서의 서식에도 불구하고 전자민원창구 또는 통합전자민원창구에서 직접 내용을 적도록 하는 전자문서의 서식을 따로 사용할 수 있다.

③ 행정기관 등의 장이 제1항 또는 제2항의 전자문서의 서식을 해당 행정기관 등의 전자민원창구 또는 통합전자민원창구에서 제공하는 경우에는해당 전자문서의 서식이 관계 법률･대통령령･총리령･부령･조례･규칙 등(이하 “법령 등”이라 한다)에서 정한 종이문서의 서식을 갈음하여 사용될 수 있다는 사실을 그 전자문서의 서식 아랫부분에 분명히 밝혀야 한다.

3. 서식의 승인 및 관리

가. 서식의 승인

1) 서식 승인기관

가) 행정안전부장관: 중앙행정기관이 법령으로 제정 또는 개정하는 서식

나) 중앙행정기관의 장: 중앙행정기관 및 그 소속기관이 훈령･고시･예규 등 으로 제정 또는 개정하는 서식

다) 지방자치단체 또는 지방교육행정기관의 장: 지방자치단체의 조례･규칙, 훈령･고시･예규 등으로 제정 또는 개정하는 서식

2) 서식승인의 신청

가) 승인신청서 제출: 서식의 승인을 받고자 하는 행정기관의 장은 입법예고와 동시에 서식 목록과 서식 초안을 첨부하여 문서로 승인을 신청하여야 한다. 이 경우 서식 초안은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치로 작성한다.

나) 관계 기관 간 사전 협의: 둘 이상 기관의 업무에 관계되는 서식은 관계기관 간의 사전 협의를 거쳐 승인을 신청하여야 한다.

3) 승인서식의 통보: 서식승인기관이 서식을 승인한 때에는 서식 목록과 승인 서식안을 첨부하여 문서로 승인신청기관에 통보하여야 한다.

나. 서식의 관리

1) 서식의 전자적 제공: 행정기관장은 국민이 편리하게 사용할 수 있도록 소관업무와 관련된 서식을 정보통신망을 이용하여 제공하여야 한다.

2) 서식의 변경: 승인된 서식을 업무관리시스템, 행정정보시스템 등에서 그대로 사용할 수 없는 경우에는 서식의 주요내용을 변경하지 아니하는 범위에서 기재항목 또는 형식을 변경할 수 있으며, 필요한 경우에는 단순히 자구, 활자크기, 용지의 지질 등을 변경하여 사용할 수 있다. 이 경우 서식승인기관에 사후 통보로 승인을 갈음할 수 있다.

3) 서식의 폐지: 서식제정기관이 서식을 폐지한 때에는 지체없이 그 사실을 서식승인기관에 통보하여야 한다.

업무 관리

1. 주요 용어 정의

가. 업무관리시스템(On-nara BPS)

｢사무관리규정｣제3조제14호에서는 업무관리시스템을 “행정기관이 업무처리의 전 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.”고 정의하고 있다.

온-나라시스템: 업무관리시스템(On-nara BPS) 정부업무관리시스템의 새 이름으로 행정기관의 업무처리 전 과정을 ｢과제카드｣ 및 ｢문서관리카드｣ 등을 중심으로 관리하여 업무처리 절차를 표준화･체계화･통합화한 시스템을 말한다. ‘온-나라시스템’은 2004. 11. 청와대 업무관리시스템인 ‘e지원시스템’을 시작으로 하여, 2005. 7.부터 행정자치부(현 행정안전부)는 하모니(Hamoni)라는 명칭으로 사용하였으며, 2006. 4.부터 중앙부처의 일부기관의 시범운영을 거쳤으며, 2006. 12. 부처 표준모델을 개발하여 2007. 1.부터 전 부처가 사용하고 있다.

나. 일정관리

하루의 업무계획을 과제별･시간대별로 정리하여 등록하며 일정별 업무실적을 일지, 메모보고, 문서관리카드 등의 형태로 정리하는 기능이다. 과제를 수행하는 과제담당자, 업무관련자 간에 업무 계획과 실적 등을 공유함으로써 업무수행의 효율성을 높인다.

다. 과제관리

과제관리란 정부가 상시적으로 수행하는 모든 업무를 정부기능분류체계에 따라 분류하여 과제카드를 통해 체계적으로 관리하는 것을 말한다. 모든 과제는 과제카드를 통하여 관리되고, 과제 추진실적(일지･메모보고･문서 등)은 카드에 자동축적됨으로써 과제담당자간 정보공유와 인수인계가 용이해지고 개인성과와 정부업무평가의 기초자료로 활용이 가능하다.

라. 단위과제

행정기관이 늘 수행하는 업무를 기능에 따라 분류하여 관리하기 위한 최하위 단위를 말한다. 기관의 직제와 직제시행규칙에 근거한 업무의 최소단위를 말한다. 계획의 수립･집행･평가와 환류 등 일련의 업무과정을 통합적으로 관리하는 기본적인 단위이다. 필요한 경우에는 생성, 변경, 종료가 가능하다. 단위과제는 현재 수행하고 있거나 가까운 장래에 수행할 예정인 업무를 포함한다. 이것은 기능별 분류이다.

마. 관리과제

행정기관이 성과목표 달성을 위하여 계획된 기간에 추진하고자 하는 업무이다. 연도별 성과관리 시행계획상의 주요 과제로 기관별 전략목표를 달성하기 위한 업무이다. 이것은 목적별 분류이다. 참고로 단위과제와 관리과제는 서로 연결되어 관리된다.

바. 과제관리카드

행정기관의 소관 업무를 기능 및 목적 등의 기준에 따라 구분하고, 과제담당자･내용 및 추진실적 등을 기록･관리하는 카드를 말한다.

사. 문서관리카드

단위과제 및 관리과제의 효율적인 관리를 위하여 문서의 작성･검토･결재･등록･시행･접수･활용 등 문서처리의 모든 과정을 기록하는 카드이다. 문서관리카드는 보고서 작성, 보고경로 지정 및 처리과정에서 제기된 의견, 관련 자료 등을기록･관리하는 카드이다. 문서처리과정을 표준화하고, 의사결정과정을 모두 기록･유지하여 행정의 투명성과 책임성을 제고한다. 문서관리카드는 과제와 관련된 의사결정을 위해 작성하는 개별 문건으로 표제부, 보고경로부, 관리정보부,시행부문서정보로 구성되어 있다.

아. 메모보고

메모보고는 의사결정 과정이 필요없는 긴급한 현안보고 사항 등을 메모형태로 전자보고 할 수 있는 기능이다. 메모보고는 문서로서의 효력은 없으나 과제카드의 실적으로 기록되고 관리된다.

자. 회의관리

회의관리는 기관내부에서 정책결정 등을 위해 개최되는 회의를 온라인상의 표준화된 시스템으로 기록･관리함으로 업무의 효율성과 회의결과의 정보 활용도를 높이는 기능이다.

차. 지시사항

장･차관 및 본부별 각종 지시사항의 이행과정과 실적을 관리하는 기능으로서 구두지시, 직접지시, 관련지시로 분류된다.

2. 업무관리시스템(On-nara BPS)의 구축･운영

가. 기본적인 사항

1) 행정기관의 장은 업무처리의 전 과정을 효율적으로 관리하기 위하여 업무관리시스템을 구축･운영하여야 한다. 다만, 업무의 성격 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다(규정 제6조의2제1항).

2) 행정안전부장관은 행정기관의 업무관리시스템 구축･운영을 지원하기 위한 계획을 수립･시행할 수 있으며, 지원계획을 수립하는 경우에는 관계 행정기관의 장에게 관련자료 및 필요한 의견의 제출을 요청할 수 있다(규정 제6조의2제2항/규칙 제2조의3제1항).

󰋼 업무관리시스템 보급･활용 : 2007년 1월부터 업무관리시스템인 ‘온-나라시스템’이 전 중앙행정기관 및 일부 광역시･도에 보급･사용되어 오다가, 2008년 7월부터 전자결재 및 문서유통 기능을 통합한 통합 온-나라시스템’이 시범운영을 거쳐 중앙행정기관과 사용을 희망하는 광역시･도 등에 보급될 예정

나. 시스템의 구성

업무관리시스템에는 과제관리카드 및 문서관리카드 등이 포함되어야 하고, 이들 카드는 공공기록물 관리에 관한 법령이 정하는 바에 따라 관리하여야 한다(규정 제6조의3제1항 및 제5항).

1) 과제관리카드

가) 과제관리카드는 행정기관의 소관 업무를 기능 및 목적 등의 기준에 따라 구분하고, 과제 담당자･내용 및 추진실적 등을 기록･관리할 수 있도록 구성되어야 한다(규정 제6조의3제2항).

나) 과제관리카드에는 표제부･실적관리･계획관리･품질관리･홍보관리･고객관리 그 밖에 필요한 사항이 포함되어야 한다. 다만, 행정기관의 장이 특별한 사유가 있다고 인정하는 경우에는 일부 사항을 제외할 수 있다(규칙 제2조의3제2항).

2) 문서관리카드

가) 문서관리카드는 단위과제 및 관리과제의 효율적인 관리를 위하여 문서의 작성･검토･결재･등록･시행･접수･활용 등 문서처리의 모든 과정을 기록할 수 있도록 ①기안한 내용 ②의사결정과정에서 제기된 의견, 수정된 내용 및 지시 사항 ③의사결정내용을 포함하여 구성되어야 한다(규정 제6조의3제3항).

나) 문서관리카드는 표제부･보고경로부･관리정보부･시행부(문서를 시행하는 경우에 한한다) 그 밖에 필요한 사항이 포함되어야 한다. 다만, 행정기관의 장이 특별한 사유가 있다고 인정하는 경우에는 일부 사항을 제외할 수 있다(규칙 제2조의3제3항).

다) 업무관리시스템에서 문서의 기안은 문서관리카드로 할 수 있다. 이 경우 검토자･협조자 및 결재권자는 보고경로부의 의견란에 의견을 표시할 수 있고, “전결”, “대결”, “끝”의 표시를 생략할 수 있다(규칙 제2조의4제1항 및 제2항).

라) 문서관리카드는 당해 문서관리카드에 대한 결재권자의 전자문자서명 및 처리일자의 표시에 의한 결재가 있음으로써 공문서로 성립한다(규정 제6조의3제4항).

3. 업무관리시스템의 연계

행정기관의 장은 효율적인 업무관리를 위하여 업무관리시스템을 행정정보시스템 및 그 밖의 정부 기능분류 관련 시스템과 연계･운영하여야 한다. 다만, 업무의 성격 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다(규정 제6조의4제1항).

가. 정부기능분류시스템과 연계･운영

문서관리카드에 의한 보고, 메모보고, 일정 등 온-나라 업무관리시스템에 의한 업무처리는 정부기능분류시스템의 단위과제 및 관리과제와 연계 운영되므로 지속적인 현행화가 필요하다.

나. 관련시스템과 연계운영

국정관리, 디지털예산회계시스템 등 30여개 행정정보시스템과 연계하여 사용한다.

4. 업무관리시스템의 사용 요령

가. 일정관리

1) 업무일정 등록

가) 과제담당자 간, 내부관계자와 공유할 필요가 있는 업무는 반드시 시간대별로 정리하여 등록한다.

나) 일정등록 시 본인이 수행하는 단위･관리과제카드를 선택하고, 일정을 공유할 사람을 추가 지정한다.

2) 업무실적 등록

가) 매일 퇴근시간 전후에 일정에 따른 업무실적을 일지로 등록하여 관리한다.

나) 메모보고, 문서관리카드는 별도로 일정을 등록하지 않아도 업무실적(일지등록)으로 자동 등록되나, 가능하면 일정등록 후 업무처리를 한다.

3) 일정관리를 함에 있어 유의사항

가) 일지를 등록한 내용은 단위(관리)과제카드에 그대로 등재되어 기록･관리되므로 건수 위주의 일지등록은 지양한다.

나) 일정등록 시 반드시 공유범위와 공유자를 정확히 지정

다) 부처 전체에 알릴 필요가 있는 행사 또는 알림 등의 경우는 ｢공지사항｣을 활용한다.

라) 일정을 등록하면서 관련된 과제를 선택한 후 업무처리 등을 하는 것이 원칙이나 불가피한 사유에 의하여 관련된 과제를 선택할 수 없는 경우에는 일정종류를 [기타]로 설정하여 사용한다. 예시) 과제실적으로 축적은 되지 않음.

4) 바람직하지 못한 사례

가) 회의에 참석했다는 것만 기록하고, 주요내용, 주요 쟁점사항 등 논의내용이 없는 사례(제목만 작성하고, 본문내용과 붙임이 없음)

나) 개인의 일기 형식으로 작성한 사례

5) 바람직한 사례

가) 업무 관련 주요내용, 쟁점사항, 장애요인 및 개선방향 등을 기록한 사례

나) 제목, 본문내용, 일정공유, 실적 등 충실한 사례

나. 과제카드 작성

다. 문서관리카드에 의한 보고

1) 문서관리카드의 작성

가) 중앙행정기관 및 그 소속기관은 업무관리시스템의 문서관리카드로 문서를 작성함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 특수성, 그 밖에 특수한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

나) 문서관리카드 작성 시 본문을 열람하지 않고도 문서의 작성목적, 내용 등이 파악되도록 해당 과제, 문서취지, 정보출처 등을 선택 및 작성한다.

다) 검토･협조･결재권자가 결재 과정상 검토의견을 기록함으로써 의사결정의 이력을 관리한다.

라) 문서관리카드에는 제목･관련 과제명칭･정보출처･기안한 내용･보고 경로･의사결정 과정에서 제기된 의견, 수정된 내용 및 지시사항･의사결정 내용･공개여부 등의 사항이 포함되어야 한다.

2) 문서관리카드 검토(보고)･결재

가) 보고자는 기안부서의 보고순서(직계라인의 수직경로)와 협조부서의 협조순서(방계라인의 수평경로)를 잘 확인하여 결재를 올려야 한다. 순서는 기안부서의 상급자의 검토(보고)를 받고 같은 직위에 있는 부서의 상급자의 협조를 받는다.

나) 검토자나 결재권자는 보고자에게 지시하는 경우 ｢시행｣,｢재검토｣,｢중단｣중선택하고, 중간검토자는 언제든지 결재경로의 추가･변경이 가능하다.

다) 회의관리에서 등록된 회의에 상정하는 안건인 경우 반드시 결재 경로에 반영하고, 회의에서 원안통과한 경우 별도의 대면 결재없이 다음 보고로 결재 추진하며, 수정통과 한 경우 기안자가 보완한 후 통상적인 결재경로에 따라 추진(협조 생략 가능)하고, 다만, 등록회의에 재심의를 받을 필요가 있는 사항은 재상정할 수 있다. 업무를 전혀 모르는 제3자가 보더라도 이 과제가 어떤 취지와 목적을 가지고 어떤 내용의 업무인지를 파악할 수 있도록 작성한다.

3) 문서관리카드 작성과 검토 시 유의사항

가) 문서관리카드의 제목은 보고서의 내용을 충실하게 나타낼 수 있도록 표시하여야 하고, 문서관리카드 제목, 본문파일명, 보고서 제목이 일치되도록 작성한다.

나) 문서작성 시 정보출처와 보고경위를 명확하게 작성하며, 정보출처는 관련 문서관리카드, 지시사항 등을 선택하거나 관련 민원, 언론보도 등을 직접 입력하고, 문서취지는 보고서의 작성 계기와 보고목적, 보고과정 등을 적절하게 요약하여 정리한다.

다) 보고경로를 적절하게 설정하며, 보고경로를 설정함에 있어 위임전결규정을 준수하여 기관장에 대한 보고를 최소화하고, 보고경로에 위치하는 자의 직무･권한 등을 고려하여 “보고･협조･병렬협조” 등을 적절하게 설정하되, 문서처리과정에 관한 정보의 공유가 필요한 자를 “공유”로 지정한다. 또한, 검토자는 상급자에게 계속 보고하는 경우 ‘보고’, 작성자에게 반려하는 경우 재검토 등 ‘지시’, 협조자는 동의 또는 반대의견을 기재해야 한다.

라) 문서관리정보를 적절히 설정하며, 문서의 보안, 공유 필요성 등을 검토하여 열람범위를 지정하고, 공개여부의 부분공개 또는 비공개의 경우 ｢공공기관의 정보 공개에 관한 법률｣에 해당하는 각호의 칸을 체크해야 한다.

라. 메모보고

1) 대상

업무를 수행할 때 의사결정 과정이 필요 없는 현안사항 등을 공지하거나 일정한 사안에 대하여 의견수렴이 필요한 경우

2) 메모보고에 포함되어야 할 사항

제목, 관련 과제명, 정보 출처, 보고 내용, 수신자 등

3) 보고 요령

“본문내용”에 보고의 핵심내용을 정리하여 보고내용 전체를 알 수 있도록 하고, 구체적인 세부사항은 붙임을 활용하고, 가능한 한 서두, 주요골자, 협조사항 등 일정한 형식을 활용한다. 충분한 의사전달이 이루어지도록 해당 업무 관계자들을 동시에 수신자로 지정하고 필요시 메모보고 받은 사람이 수신자 추가가 가능하도록 시스템이 구현되어 있다.

마. 회의관리

1) 원칙

행정기관의 내부에서 의사결정을 하기 위하여 주기적으로 개최되는 회의로 회의 참석자, 안건 및 회의결과 등을 업무관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

2) 관리요령

가) 행정기관의 장은 그 기관의 회의를 효율적으로 관리하기 위하여 회의별로 관리자를 지정하여야 한다.

나) 회의관리자는 회의 등록, 안건 채택 및 회의 결과 등록 등 회의 운영과 관련된 사항을 기록･관리하여야 한다.

다) 업무관리시스템상의 “회의관리”메뉴에서 회의를 관리하기 위한 ‘회의체’를 만든 후 각 회의체에 해당하는 회의를 운영한다. 예를 들면, 정책조정회의를 만들었다면 그 아래 ‘제1차 정책조정회의’, ‘제2차 정책조정회의’....등으로 순차적으로 표시하여 관리하고,

라) “문서관리카드”를 안건으로 상정할 경우 보고경로에 ‘회의’를 지정하여 안건 상정한다. 상정된 안건 중 회의관리자에 의해 채택된 안건은 회의를 통해 의견을 교환한 후 안건결과와 회의결과가 차례로 실적으로 등록된다.

바. 지시사항

1) 원칙

행정기관의 장은 업무상 지시할 사항이 있는 경우에는 지시 내용, 처리 시한, 이행 부서 및 담당자 등을 지시사항카드에 등록하여 그 이행 상황 및 추진 실적을 관리하여야 한다.

2) 유형

장･차관 및 본부, 팀별 각종 지시 사항의 이행 과정과 실적을 관리하여 구두지시, 직접 지시, 관련 지시 등으로 구분한다.

가) 구두 지시: 간부회의 등을 통해 구두로 지시한 경우

나) 직접 지시: 지시권한자가 시스템에서 직접 지시를 입력한 경우

다) 관련 지시: 문서관리카드를 검토 중 지시권한자가 관련 지시를 입력하는 경우

3) 활용요령

가급적 ‘직접지시’ 또는 ‘관련지시’를 활용해야 한다. 종전의 구두지시를 지양하고 시스템을 통한 직접지시 또는 관련지시를 활용해야 하고, 장･차관 이외 중간간부들도 직접지시 및 이행상황을 수시 확인토록 하여야 한다.

4) 유의사항

가) 지시사항의 주관 이행자와 협조 이행자를 지정해야 한다. 등록권한은 지시자, 시스템관리자와 기관지시사항 관리자에게만 있다.

나) 주관 이행자는 한 사람만 지정하고, 부서배정에 이견이 있는 경우 부서재배정 요청한다.

다) 지시사항 이행 기간은 업무별로 자율적으로 설정한다.

지시사항 기관 관리자는 지시사항의 신속한 이행 및 이행 상황을 수시 점검하여 지시사항 카드의 추진구분(문제, 지연, 원활), 소요 예산 등을 현행화하도록 노력하여야 한다.

사. 정보관리

1) 원칙

공무원은 업무수행과 관련된 정보를 적극적으로 수집･분석하여야 하며, 수집된 정보를 전자적으로 관리하여야 한다.

2) 관리요령

가) 수집된 정보 중 의제화 등 조치가 필요한 사항은 문서관리카드 또는 메모보고를 통하여 보고하여야 하고,

나) 행정기관의 장은 그 기관의 정보가 효율적으로 관리되고 공유 될 수 있도록 정보관리 실태를 점검하고 의제화 등 필요한 조치를 하여야 한다.

5. 업무관리시스템 등과 행정정보시스템 간 연계

가. 업무관리시스템의 개념

행정기관이 업무처리의 모든 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용 하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.

나. 전자문서시스템의 개념

문서의 기안･검토･협조･결재･등록･시행･분류･편철･보관･보존･이관･접수･배부･공람･검색･활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

다. 행정정보시스템의 개념

행정기관이 행정정보를 생산･수집･가공･저장･검색･제공･송신･수신 및 활용하기 위한 하드웨어･소프트웨어･데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.

라. 두 시스템 간 연계

행정기관의 장은 자체적으로 운영･관리하고 있는 행정정보시스템을 업무관리시스템이나 전자문서시스템 등과 연계하여 행정정보를 공동활용하는 등의 조치를 취하여야 한다.

6. 업무관리시스템 등의 표준관리

가. 규격･유통 및 연계 표준 제정

행정안전부장관은 다음의 표준을 정하여야 한다. 다만, ｢산업표준화법｣에 따른 한국산업표준이 제정되어 있는 사항에 대하여는 그 표준에 따른다.

1) 업무관리시스템의 규격에 관한 표준과 업무관리시스템을 이용한 전자문서 등의 유통에 관한 표준

2) 전자문서시스템의 규격에 관한 표준과 전자문서시스템을 이용한 전자문서 등의 유통에 관한 표준

3) 업무관리시스템 또는 전자문서시스템과 행정정보시스템 간 연계를 위한 표준

나. 규격･유통 및 연계 표준 고시

행정안전부장관은 업무관리시스템 등의 규격･유통 및 연계에 관한 표준을 정하면 이를 관보에 고시하고 인터넷에 게시하여야 한다.

다. 표준에 적합한 시스템 사용

행정기관의 장은 특별한 사유가 없으면 고시된 표준과 ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제39조에 따른 표준에 적합한 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 구축･운영하여야 한다.

7. 정부전자문서유통지원센터

가. 센터 설치 및 기능 수행

행정안전부장관은 행정기관 간 전자문서의 원활한 유통을 지원하기 위하여 행정안전부에 정부전자문서유통지원센터(이하 “센터”라 함)를 둔다.

나. 센터 업무

1) 전자문서의 원활한 유통을 위한 지원과 유통 및 연계에 관한 표준 등의 운영

2) 전자문서의 효율적인 유통을 위한 프로그램의 개발 및 보급

3) 전자문서의 유통 시 발생하는 장애를 복구하기 위한 지원

4) 유통되는 전자문서의 위조･변조･훼손 또는 유출을 방지하기 위한 보호대책 마련

다. 센터운영 필요한 사항

1) 센터를 관리하는 자는 센터의 시스템이 정상적으로 가동되도록 관리하여야하며, 유통되는 전자문서 및 행정정보가 위조･변조･훼손 또는 유출되지 아니하도록 적절한 보호대책을 강구하여야 한다.

2) 센터의 관리자는 원활한 전자문서유통을 지원하기 위하여 필요한 경우 테스트문서를 발송하여 행정기관 간 정상적 문서유통여부를 확인하여야 한다.

3) 센터의 관리자는 전자문서 유통상의 장애가 발생하거나 시스템 간 문제가 발생하는 경우에는 각 행정기관의 전자문서시스템의 관리자에게 시스템관련 정보를 요청할 수 있다.

4) 행정안전부장관은 센터업무의 일부를 수행하는 행정기관에 대하여 기술적인 지원을 할 수 있다.

5) 센터의 관리자와 센터업무의 일부를 수행하는 행정기관의 전자문서유통지원업무를 담당하는 자의 역할 및 센터의 이용절차 등에 관하여 필요한 세부사항은 행정안전부장관이 정한다.

문서관리

1. 공문서 관리 개설

가. 공문서의 의의

1) 행정상의 공문서

행정상 공문서라 함은 일반적으로 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성한 문서 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 제3조제1호(공문서의 정의) “공문서”라 함은 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.

각급 행정기관의 의사표시는 공문서로 나타나며, 행정활동과정에서 생산된다. 따라서 행정기관의 행정활동과정에서 생산되는 공문서가 유효하게 성립되기 위한 일반적 요건은 다음과 같다.

가) 행정기관의 적법한 권한 내의 사항 중에서 작성될 것

나) 위법･부당하거나 시행 불가능한 사항이 없을 것

다) 법령에 규정된 절차에 따라 형식이 정리될 것

2) 법률상의 공문서

법률상의 공문서는 크게 3가지로 나눌 수 있다. 즉 형법상 공문서, 민사소송법상 공문서 및 형사소송법상 공문서이다.

가) 형법상의 공문서의 개념

형법에서 말하는 “공문서”라 함은 공무소 또는 공무원이 그 명의로써 권한 내에서 소정의 형식에 따라 작성한 문서를 말하며, 공문서위조･변조, 허위공문서 등의 작성 및 행사 등 공문서에 관한 죄(제225조 내지 제230조, 제235조 및 제237조)를 규정하여 공문서의 진정성(眞正性)을 보호하고 있는데, 일반적으로 공문서에 관한 죄는 사문서에 관한 죄보다 무겁게 처벌되고 있다.

나) 민사소송법상의 공문서의 개념

민사소송법은 “문서의 방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정한 때에는 이를 진정한 공문서로 추정한다”(제327조)라고 규정하여 공문서는 그 방식･취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정되는 때에는 진정한 공문서로 추정하여 증거능력을 부여하고 있다.

다) 형사소송법상의 공문서의 개념

형사소송법은 “가족관계 기록에 관한 증명서, 공정증서등본, 기타 공무원 또는 외국 공무원의 직무상 증명할 수 있는 사항에 관하여 작성한 문서 등은 당연히 증거능력이 있는 서류(제315조)로서 증거로 할 수 있다”고 규정하고 있다. 또한, 동법 제147조의 규정에 의하면 공무원 또는 공무원이었던 자를 증인으로 직무상의 비밀에 관한 사항을 심문할 경우에는 법원은 당해 관청 또는 감독관청의 승인을 얻도록 규정하고 있다.

나. 문서의 필요성

“모든 행정사무는 문서에서 시작하여 문서로 끝난다”고 할 수 있다. 행정사무는 대부분 문서로 이루어진다. 문서의 주요기능은 의사전달과 의사보존이라고 할 수 있으며, 일반적으로 다음과 같은 경우 문서가 필요하다.

1) 내용이 복잡하여 문서가 없이는 업무처리가 곤란할 때

2) 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요한 때

3) 행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때

4) 업무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요한 때

5) 업무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때

공문서의 기능

① 의사의 기록･구체화

문서는 사람의 의사를 구체적으로 표현하는 기능을 갖는다. 사람이 가지고 있는 주관적인 의사는 문자･숫자･기호 등을 활용하여 종이나 다른 매체에 표시하여 문서화함으로써 그 내용이 구체화된다. 이 기능은 문서의 기안에서부터 결재까지 문서가 성립하는 과정에서 나타나는 것이다.

② 의사의 전달

문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 갖는다. 문서에 의한 의사전달은 전화나 구두로 전달하는 것보다 좀 더 정확하고 변함없는 내용을 전달할 수 있다. 이것은 의사를 공간적으로 확산하는 기능으로서 문서의 발송･도달 등 유통과정에서 나타난다.

③ 의사의 보존

문서는 의사를 오랫동안 보존하는 기능을 갖는다. 문서로써 전달된 의사는 지속적으로 보존할 수 있고 역사자료로써 가치를 갖기도 한다. 이는 의사표시를 시간적으로 확산시키는 역할을 한다.

④ 자료 제공

보관･보존된 문서는 필요한 경우 언제든 참고자료 내지 증거자료로 제공되어 행정활동을 지원･촉진시킨다.

⑤ 사무의 연결･조정

문서의 기안･결재 및 협조과정 등을 통해 조직내외의 사무처리 및 정보순환이 이루어져 업무의 연결･조정기능을 수행하게 된다.

다. 문서처리의 원칙

1) 신속처리의 원칙

문서는 내용 또는 성질에 따라 그 처리기간이나 방법이 다를 수 있으나, 효율적인 업무수행을 위하여 신속하게 처리하여야 한다.

2) 책임처리의 원칙

문서는 정해진 업무분장에 따라 각자가 직무의 범위 내에서 책임을 가지고 관계규정에 따라 신속･정확하게 처리하여야 한다.

3) 적법처리의 원칙

문서는 법령의 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야 함은 물론 권한있는 자에 의하여 작성･처리되어야 한다.

4) 전자처리의 원칙

문서는 전자처리가 원칙이다. 즉 문서의 기안･검토･협조･결재･등록･시행･분류･편철･보관･보존･이관･접수･배부･공람･검색･활용 등 문서의 모든 처리절차가 업무관리시스템이나 전자문서시스템에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다. 이 원칙은 ｢사무관리규정｣의 개정(2002. 12. 26. 대통령령제17811호)으로 2004. 1.1.부터 새로이 적용된 원칙이다.

2. 문서의 종류

가. 작성주체에 의한 구분

가) 공문서

행정기관 또는 공무원이 그 직무상 작성한 문서 또는 시행되는 문서 및 접수한 문서를 말한다.

나) 사문서

사문서는 개인이 사적(私的)인 목적을 위하여 작성한 문서를 말한다. 그러나 사문서도 각종 신청서 등과 같이 행정기관에 제출하여 접수가 된 것은 사문서가 아니고 공문서로 된다. 따라서 공문서에 관한 제 규정에 따라 취급되며 그 문서를 제출한 사람도 접수된 문서를 임의로 회수할 수 없다.

나. 유통대상여부에 의한 구분

유통대상에 따라 문서를 나누는 것은 발신명의･형식･결재방법 및 처리절차 등을 달리 해야 할 필요가 있기 때문이다.

가) 내부결재문서

행정기관 내부적으로 계획을 수립하거나 처리방침을 받거나 보고 또는 검토하기 위하여 결재를 받는 문서를 말한다. 내부적으로 결재를 받는 문서이므로 발신하지 않는다.

나) 대내문서

해당 기관내부에서 보조기관 또는 보좌기관 상호간 협조를 하거나 보고 또는 통지를 위하여 수발하는 문서를 말한다.

다) 대외문서

국민이나 단체 또는 다른 행정기관간(소속기관 포함)에 수발하는 문서를 말한다.

라) 수신자와 발신자 명의가 같은 문서

합의제행정기관 또는 행정기관의 장이 해당 행정기관 또는 행정기관의 장에게 자신의 명의로 발송하고 자신의 명의로 수신하는 문서를 말한다. 즉 수신자 명의와 발신자 명의가 같은 문서이다.

다. 전자여부에 의한 분류

가) 전자문서

컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송･수신 또는 저장된 문서를 말한다.

나) 종이문서

컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치(전자문서시스템, 행정정보시스템 등)에 의한 전자적인 형태가 아닌, 종이형태로 작성한 문서 또는 시행되는 문서 및 접수한 문서를 말한다.

라. 문서의 성질에 의한 분류

「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 제4조에서는 문서의 성질에 따라 법규문서･지시문서･공고문서･비치문서･민원문서와 일반문서의 6종으로 구분하고 있다.

가) 법규문서

주로 법규사항을 규정하는 문서로서 헌법‧법률‧대통령령‧총리령‧부령‧ 조례 및 규칙 등을 말한다.

나) 지시문서

행정기관이 그 하급기관 또는 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서로서 훈령･지시･예규 및 일일명령 등을 말한다. 지시문서는 행정법에서는 행정규칙 또는 행정명령이란 용어로 사용하고 있다.

① 훈령

상급기관이 하급기관 또는 소속 공무원에 대하여 상당한 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령을 말한다.

② 지시

상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적･구체적으로 발하는 명령을 말한다.

③ 예규

행정업무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정업무의 처리기준을 제시하는 법규문서 외의 문서를 말한다.

④ 일일명령

당직･출장･시간외근무･휴가 등 일일업무에 관한 명령을 말한다.

다) 공고문서

행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서로서 고시･공고 등이 이에 해당된다.

① 고시 : 민원사무처리기준표처럼 법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 일단 고시된 사항은 개정이나 폐지가 없는 한 효력이 계속된다.

② 공고 : 입찰, 시험공고 등 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 그 내용의 효력이 단기적이거나 일시적인 것을 말한다.

라) 비치문서

행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장･카드 등의 문서를 말한다.

마) 민원문서

민원인이 행정기관에 허가 ‧ 인가 ‧ 기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

바) 일반문서

위 각 문서에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다. 다만, 일반문서 중 특수한 것으로서 회보 및 보고서가 있다.

① 회 보

행정기관의 장이 소속 공무원 또는 하급기관에 업무연락･통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서로서 행정기관 단위로 회보사항을 일괄 수록하여 문서과 등에서 발행한다.

② 보고서

특정한 사안에 관한 현황 또는 연구･검토결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서를 말한다.

※ 용어의 정의 (｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣ 제3조)

① 공문서 : 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면･사진･디스크･테이프･필름･슬라이드･전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.

② 전자문서 : 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신･수신 또는 저장된 문서를 말한다.

③ 문서과 : 행정기관 내의 공문서를 분류･배부･보존하는 업무를 수행하거나 수신･발신하는 업무를 지원하는 등 문서에 관한 업무를 주관하는 과(課)·담당관 등을 말한다.

④ 처리과 : 업무 처리를 주관하는 과･담당관 등을 말한다.

⑤ 서명 : 기안자･검토자･협조자･결재권자[제10조에 따라 결재, 위임전결 또는 대결(代決)하는 자를 말한다] 또는 발신명의인이 공문서(전자문서는 제외한다)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

⑥ 전자이미지서명 : 기안자･검토자･협조자･결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

⑦ 전자문자서명 : 기안자･검토자･협조자･결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하

는 것을 말한다.

⑧ 행정전자서명 : 기안자･검토자･협조자･결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 그 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자적 형태의 정보로서 ｢전자정부법 시행령｣ 제29조에 따른 인증기관으로부터 인증을 받은 것을 말한다.

⑨ 전자이미지관인 : 관인의 인영(印影)을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.

⑩ 전자문서시스템 : 문서의 기안･검토･협조･결재･등록･시행･분류･편철･보관･보존･이관･접수･배부･공람･검색･활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

⑪ 업무관리시스템 : 행정기관이 업무처리의 모든 과정을 제22조제1항에 따른 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.

⑫ 행정정보시스템 : 행정기관이 행정정보를 생산･수집･가공･저장･검색･제공･송신･수신하고 활용할 수 있도록 하드웨어･소프트웨어･데

이터베이스 등을 통합한 시스템을 말한다.

⑬ 정보통신망 : ｢전기통신사업법｣ 제2조제2호에 따른 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집･가공･저장･검색･송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

마. 문서의 작성형식

1) 법규문서 : 조문 형식, 누년 일련번호 사용 (예 : 법률 제1234호)

2) 훈령･예규 : 조문 형식 또는 시행문 형식, 누년 일련번호 사용 (예 : 훈령 제125호, 예규 제205호)

3) 지시 : 시행문 형식, 연도표시-일련번호 사용 (예 : 지시 제2011-105호)

4) 고시･공고 : 연도표시-일련번호 사용 (예 : 고시 제2011-5호, 공고 제2011-254호)

5) 일일명령 : 시행문 형식 또는 회보 형식, 연도별 일련번호 사용

6) 일반문서 : 기안문(시행문) 또는 서식 형식, 등록번호 사용

7) 회보 : 회보 형식, 연도별 일련번호 사용 (예: 회보 제5호)

8) 보고서 : 일반기안문 또는 간이기안문 형식, 생산등록번호 사용

바. 문서의 성립과 효력발생

1) 문서의 성립

가) 성립시기

다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재권자의 서명(전자문자서명･전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함함)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.

※ 결재권자 : 행정기관의 장, 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 제10조제2항에 따른 위임전결규정(사무전결처리규칙)에 의하여 행정기관의 장으로부터 결재권을 위임받은 자(전결권자) 및 같은 규정 제10조제3항에 따라 대결하는 자를 말한다.(행정업무의 효율적 운영에관한 규정 제3조제5호)

나) 성립요건

(1) 정당한 권한이 있는 공무원이 (2) 직무의 범위 내에서 공무상 작성하고 (3) 결재권자의 결재가 있어야 한다.

2) 효력발생시기

효력발생시기는 문서의 종류에 따라 다르다. 일반문서, 공고문서, 전자문서에 대하여 각각 살펴보자.

가) 일반문서 : 수신자에게 도달된 때에 효력이 발생한다.

나) 전자문서 : 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 때에 효력이 발생한다.

다) 공고문서 : 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날에 효력이 발생한다. 다만, 효력발생 시기가 법령에 규정되어 있거나, 공고문서에 특

별히 명시되어 있는 경우는 그에 의한다. 여기서 5일의 경과기간은 일반에게 그 내용을 알리는데 필요한 최소한의 주지기간으로 볼 수 있기 때문에 공고문서에 효력발생시기를 명시하는 때에는 최소한 5일 이상의 주지기간을 주어야 할 것이다.

사. 문서수발의 원칙

1) 문서는 직접 처리하여야 할 행정기관에 발신함. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다.

2) 하급기관에서 직근 상급기관 이외의 상급기관(당해 하급기관에 대한 지휘･감독권을 갖고 있는 기관을 말함)에 발신하는 문서 중 필요하다고 인정되는 문서는 그 직근 상급기관을 경유하여 발신한다.

3) 상급기관에서 직근 하급기관 외의 하급기관에 문서를 발신하는 경우에도 전항과 같이 경유하여 발신한다.

아. 각종 대장･서식의 전자관리

각종 대장･서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전산화･자동화가 용이하도록 전자문서시스템 또는 업무관리시스템 등으로 관리하여야 한다.

자. 문서관계 규정

1) 기본규정 : 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정(같은 규정 시행규칙)

2) 관련법령

가) 공공기록물 관리에 관한 법률(시행령, 시행규칙)

나) 전자정부법(시행령, 시행규칙)

2. 문서작성의 일반사항

가. 문서의 전자적 처리

행정기관의 장은 문서의 기안･검토･협조･결재･등록･시행･분류･편철･보관･보존･이관･접수･배부･공람･검색･활용 등 문서의 모든 처리절차가 업무관리시스템이나 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

나. 문서의 용어

1) 글자 : 문서는 ｢국어기본법｣ 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로쓴다.

<예시> 법규문서는 조문형식(條文形式)에 의하여……

2) 문안 : 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.

3) 숫자 : 아라비아 숫자로 쓴다.

4) 연호 : 서기연호를 쓰되, ‘서기’는 표시하지 않는다.

5) 날짜 : 숫자로 표기하되 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시한다. <예시> 2011. 8. 15.

6) 시분 : 24 시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시･분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.<예시> 오후 3시 20분 → 15:207) 금액 : 금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재한다.(규칙 제2조제2항) <예시> 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원

다. 바코드 등 표기

문서에는 시각장애인 등의 편의 도모를 위해 음성정보 또는 영상정보 등이 수록되거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다. 이 경우 바코드는 문서 상단의 ‘행정기관명’ 표시줄의 오른쪽 끝에 2㎝×2㎝범위 내에서 표기한다.

라. 문서의 쪽 번호 등 표시

1) 쪽 번호 등의 개념

2장 이상으로 이루어지는 중요 문서의 앞장과 뒷장의 순서를 명백히 하기 위하여 매기는 번호 또는 그 행위를 말한다.

2) 쪽 번호 등의 표시 대상문서

가) 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

나) 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서

다) 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

3) 표시 방법

가) 전자문서 : 쪽 번호 표시 또는 발급번호 기재

(1) 쪽 번호 : 각종 증명 발급 문서외의 문서에 표시

(가) 쪽 번호는 중앙 하단에 표시하되, 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요 문서에는 해당 문서의 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.

<예시> 전체 쪽수가 4쪽일 경우, “4-1, 4-2, 4-3, 4-4”로 표시

(나) 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 쪽수를 부여한다.

(2) 발급번호 : 각종 증명 발급 문서에는 왼쪽 하단에 표시

<예시> 단말번호-출력년월일/시‧분‧초-발급일련번호-쪽번호

3. 문서의 기안

기안의 의의

기안이라 함은 행정기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말한다. 기안에는 기안문 서식을 사용하는 ①일반기안, ②간이기안, ③일괄기안, ④공동기안이 있으며, 기안문 서식을 사용하지 아니하는 ⑤수정기안, ⑥서식에 의한 처리 등이 있다.

4. 결 재

가. 결재의 의의

결재란 넓은 의미로 당해 사안에 대한 행정기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위를 말한다.

나. 결재의 기능

1) 순기능

가) 기관의 의사결정과정에서 현실적이고 실무적인 사정을 반영할 수 있다.

나) 결재권자가 의사결정에서 필요한 지식과 정보를 제공･보완시켜 준다.

다) 하위직원의 창의･연구 및 훈련의 기회로 활용될 수 있다.

라) 결재과정을 거치면서 직원의 직무수행에 대한 통제가 가능하다.

2) 역기능

가) 여러 단계의 결재과정을 거치기 때문에 의사결정이 지연되기 쉽다.

나) 상위자의 결정에 의존하기 때문에 하위자가 자기책임하에 창의성을 발휘하기 어렵고, 소극적인 자세로 업무를 처리하는 경향이 있다.

다) 결재과정이 형식적인 확인절차에 그치는 경우도 많다

라) 상위자에게 결재안건이 몰리는 경우, 상세한 내용검토 없이 자구 수정정도에 그치기도 하고, 결재하느라 보내는 시간 때문에 상위자 역할인 정책 구상, 계획 수립 등에 시간을 할애하기 어렵게 된다.

이러한 역기능을 방지하기 위한 방안으로는 (1) 결재권을 하위자에게 대폭적으로 위임한다. (2) 결재과정이나 업무처리 절차를 간소화한다.

(3) 안건에 따라서는 상위자가 직접 기안하거나 처리지침을 지시한다.

다. 결재의 종류

결재의 종류에는 좁은 의미의 결재, 전결, 대결이 있다. 1984. 11. 23. 전까지는 결재의 종류로 후결이 있었다. 그 당시 후결도 문서의 성립 또는 효력에 영향을 주는 결재행위의 하나였으나, 선(先) 행정행위(대결)와 후(後) 행정행위(후결)사이에 법적 안정성을 해친다는 문제점이 발생하여 1984. 11. 23.에 후결제도를 폐지하고 후열로 명칭을 변경하였다. 그 후 1999. 9. 1.에 후열제도를 폐지하고 사후보고로 명칭을 변경하였다. 따라서 현행 규정상 후결제도와 후열제도는 없다.

라. 결재의 효과

문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재권자의 서명(전자문자서명･전자이미지서명 또는 행정전자서명을 포함)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다(｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣ 제6조 제1항). 따라서, 결재는 문서가 성립하기 위한 최종적이며 절대적인 요건이다.

5. 문서의 등록

행정업무추진과정에서 생산･접수･입수된 모든 종류의 기록물을 등록하여야한다. 전자문서시스템에 의하여 기록물을 기록물등록대장에 등록하여야 한다. 종이문서는 도면･카드･시청각기록물･첨부물까지 전자문서시스템에 전산으로 등록하여야 한다. 2004. 1. 1.부터 새로운 전자문서시스템에서는 한 번의 등록으로 생산･색인목록･보유목록의 작성, 기록물철등록부의 작성 등이 자동적으로 처리되도록 하였다.

2007. 4. 5.부터｢공공기록물 관리에 관한 법률｣, 같은 법 시행령, 같은 법 시행규칙에 의하여 공공기관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산･관리하여야 한다. 다만, ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣ 제3조제11호 및 제12호에 따른 업무관리시스템 또는 행정정보시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 전자기록생산시스템으로 해당 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다. 공공기관은 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다. 등록번호는 각각 시스템 구분, 처리과 기관코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다.

다만, ｢공공기록물 관리에 관한 법률 시행령｣ 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관이 생산･접수하는 기록물의 등록번호 표기방식과 구성은 그 기관의 장이 정한다. 기록물의 등록은 그 기록물을 생산한 공공기관에서 전자기록생산시스템으로 등록하여야 하며, 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템으로 등록할 수 있다.

｢공공기록물 관리에 관한 법률 시행령｣ 제2조 제7호 7. "전자기록생산시스템"이라 함은 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다. ｢공공기록물 관리에 관한 법률 시행령｣제3조제3조(공공기관의 범위) 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제3조제1호에서 "대통령령이 정하는 기관"이라함은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기관을 말한다. 1.「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 기관 2.「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단 3. 특별법에 의하여 설립한 법인(다만, 「지방문화원진흥법」에 의한 문화원 및 특별법에 의하여 설립된 조합･협회를 제외한다) 4.「초･중등교육법」 및 「고등교육법」, 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교

6. 문서의 시행

가. 시행의 일반사항

1) 문서 시행의 의의

문서 시행이라 함은 내부적으로 성립한 행정기관의 의사를 외부로 표시하는 단계로서 문서의 효력을 발생케 하는 절차를 말한다.

2) 문서 시행의 방법

가) 문서시행의 방법으로는 일반적으로 문서발송의 방법이 있다. 여기에는 주로 정보통신망에 의한 발송, 인편에 의한 발송, 우편에 의한 발송, 팩스에 의한 발송의 방법이 있다.

나) 단순사항을 전자게시판 또는 홈페이지에 게시하는 방법도 시행방법의 하나이다. 구체적으로 설명하면, 행정기관의 장이 소속공무원 또는 소속기관에 단순업무에 관한 지시, 단순한 자료요구･업무연락･통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 행정

기관의 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 본다. 보조기관･보좌기관간 상호간에 발신하는 문서에도 위 내용을 준용한다.

다) 전자우편주소와 홈페이지주소를 이용한 방법도 시행방법이다. 2004. 1.1.부터는 전자문서의 경우 공무원의 전자우편주소(행정기관이 공무원에게 부여한 전자우편주소를 말한다)를 이용한 발송, 행정기관의 홈페이지를 이용한 발송의 방법도 문서의 발송방법으로 인정된다. 이 경우

는 행정기관 외의 자에게 발송하는 경우로서, 사전에 그 발신방법에 대하여 수신자가 인지하고 있는 경우에 한한다.

라) 관보게재의 방법도 시행방법의 하나이다.

마) 신문 등에 공고･고시하는 방법도 시행방법의 하나이다.

바) 증명서를 교부하는 방법도 시행방법의 하나이다. 주민등록법, 호적법 등 개별법령에 의하여 각종 증명서를 교부하는 것이 그 예이다.

나. 시행문의 작성

2004. 1. 1.부터 기안문과 시행문이 하나의 서식으로 통합됨에 따라 별도의 시행문을 작성하지 않는다. 다만, 결재가 끝난 이후에 종이문서의 경우에는 기안문을 복사하여 관인을 찍으면 시행문이 되고, 전자문서의 경우에는 전자문서시스템에서 전자이미지관인을 찍으면 시행문이 된다. 엄격히 말하면, 별지 제1호서식이 기안문 서식이고 동시에 시행문 서식이므로, 기안문에 관인을 찍는다는 말이나 시행문에 관인을 찍는다는 말은 같은 의미이다. 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지 아니하고 서식 자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 설계된 서식도 시행문의 작성방법은 동일하다. 시행문의 작성 대상문서와 제외문서는 다음과 같다.

1) 대상문서

시행문 작성대상문서는 정보통신망･인편･우편･팩스 및 공무원의 전자우편주소로 발송하거나 전자문서시스템의 전자게시판 및 행정기관의 홈페이지 게시, 관보 게재의 방법으로 발송하는 문서이다.

2) 제외문서

시행문을 작성하지 않는 문서는 전신･전신타자･전화로 발신하는 문서이다. 시행문을 작성하지 아니하나, 시행문 작성형식으로 발신한다.

행정업무운영실무개요

1. 업무의 의의

가. 업무의 개념

1) 고전적 개념 : 사무중심

종래에는 ‘업무’의 본질을 종이를 사용한 기록․활용 및 보존이라는 ‘사무’의 범위내로 좁게 인식하였고, 이에 따라 ‘업무’의 개념도 사무실에서 이루어지는 서류의 생산 ․ 유통 ․ 보존 등 서류에 관한 작업(paper work, desk work)으로 한정하여 파악하였다.

2) 현대적 개념 : 사무를 포함한 모든 일

현대에는 고도 정보화 사회가 되어 감에 따라 정보의 가치가 중요해지면서 ‘업무’의 개념에 행정목적을 달성하기 위한 정보의 수집･가공･저장･활용 등 일련의 정보처리과정을 포함시켰다. 또한 행정업무의 국민에 대한 성과를 강조함에 따라 사무실에서 이루어지는 일 뿐만 아니라 국민과의 접점에서 이루어지는 일련의 행정과정까지 포괄하는 것으로 업무의 개념이 확대되었다.

나. 업무의 종류

1) 업무의 목적에 의한 분류

가) 본래업무

본래업무란 조직의 목적달성을 위하여 직접적으로 수행하고 있는 업무를 말한다. 정부의 경우 국가의 유지･발전과 공공의 복리증진이라는 목적 달성에 직접적으로 기여할 수 있도록 기능별로 분화된 각 행정조직의 고유업무를 말한다. 그 예로 국토의 균형개발과 국민의 주거환경 개선이라는 행정목적 달성을 위하여 행하는 각종 행정처분(건축허가 등)과 건설사업 등을 들 수 있다.

나) 지원업무

본래업무가 조직의 본래 목적을 달성하기 위하여 행하는 사무인데 반하여 지원업무란 개개의 목적영역에 공통적으로 존재하며, 조직목적을 위하여 간접적으로 수행하는 업무로서 본래업무를 수행하는데 필요한 수단적 성질을 갖는다. 예를 들면 건축허가에 필요한 각종 문서의 작성과 수발, 건설사업 추진을 위한 출장비 지급 등을 말한다.

2) 업무의 난이도에 따른 분류

가) 판단업무

판단업무란 전문적 지식과 경험을 필요로 하는 업무로서 주로 관리층에서 담당한다. 예를 들면 의사결정, 기획, 조정, 심사, 평가업무 등이다.

나) 작업업무

작업업무란 전문적인 지식 내지 능력이 요구되지 않는 업무로서 숙련을 요하는 것으로부터 전혀 숙련되지 않더라도 단순하게 처리될 수 있는 업무 등 매우 다양하다. 예를 들면 계산, 통계표 작성, 단순․반복적인 기안, 문서 접수 및 발송, 운반 ․ 정리 등을 말한다.

다) 기타 업무의 종류

위에서 살펴본 것 외에도 발생빈도에 따른 일상업무와 예외업무, 위임여부에 따른 고유업무와 위임업무 등으로 나눌 수 있다.

2. 운영의 의의

가. 운영의 개념

1) 고전적 개념

고전적 의미의 운영은 인간, 기계, 설비, 자금 등을 잘 활용․조정하여 설정된 목표를 능률적으로 달성할 수 있도록 계획(plan)하고 실행(do)하고 통제(see)하는 관리를 말한다. 즉 행정의 목적달성을 위한 하나의 수단이다.

2) 현대적 개념

현대적 의미의 운영은 조직의 자원을 활용하여 조직내부의 생산목표(output)를 관리하는 고전적 개념에 더하여 국민의 만족도를 증가시키는 정책의 품질관리 및 성과관리를 포함하는 총체적인 관리활동을 의미한다.

나. 운영의 요소

1) 다른 사람들을 통한 업무 수행

운영은 임무성취를 위해 다른 사람 및 조직을 동원하고 이끌어간다. 즉 다른 사람들과 더불어 일하고 다른 사람들을 통해서 일한다.

2) 조직목표의 설정과 성취

운영의 주된 임무는 조직목표를 설정하고 이를 성취하는 것이다. 운영은 현재의 목표성취뿐만 아니라 장래의 성취능력 확보에도 책임을 진다.

3) 대상영역 ‧ 활동국면 운영의 대상영역은 조직 전반에 걸친다. 조직의 성립‧생존‧발전에 관련된 여러 국면들이 모두 운영의 대상이 된다. 이러한 운영의 활동과정은 목표설정과 계획 수립, 자원의 동원, 조직화, 집행, 환류, 통제 등으로 구분해 볼 수 있다. 이러한 활동국면들의 구성양태와 상호관계는 개별적인 상황과 운영모형에 따라 달라질 수 있다.

3) 복합적 과정

운영은 여러 가지 과정들을 내포하는 복합적인 과정이다. 이는 의사전달, 의사결정, 통제, 계획, 조정 등 다양한 과정들을 통해서 이루어진다.

5) 개방체제적 교호작용 운영은 조직 내외의 제 관계와 역동적 교호작용을 한다. 즉 행정 환경과 조직 내의 하위체제들이 엮어내는 상황에서 작동하는 과정이다.

3. ‘행정업무의 효율적 운영’의 의의

행정업무의 효율적 운영은 조직의 목적달성에 필요한 행정업무의 과정이 효율적으로 이루어질 수 있도록 행하는 제반 활동이라고 말할 수 있다. 이를 달리 표현하면, 조직의 최종 목적을 달성하기 위하여 업무 전반을 효율적으로 개선하고 비용을 경제화하기 위한 각종 관리활동이라 할 수 있다.

가. 업무의 간소화

불필요한 업무를 없애고, 최소한의 노력으로 최대한의 업무성과를 낼 수 있도록 하며 작업과정의 속도를 높일 수 있도록 보고‧결재 단계 축소, 전자결재 활성화, 불필요한 보고서 생산 지양 등을 도모한다.

나. 업무의 표준화

업무 담당자가 바뀌어도 원활하게 업무를 처리할 수 있고, 일상적인 업무 대응 속도를 높일 수 있게끔 업무의 인계인수를 철저히 하고, 전자결재 활성화, 업무의 자동화를 지향한다.

다. 업무의 정보화

정보통신기술의 발달에 발맞춰 행정업무를 보다 정확하고 빠르게 처리할 수 있도록 전자결재 시스템, 지식행정 시스템, 협업 시스템 등을 활용하여 행정지식을 공유하고 정부 내 소통을 증진한다.

4. 행정업무운영의 목적

행정업무운영의 목적은 행정기관의 행정업무의 운영에 관한 사항을 정함으로써 행정업무의 간소화･표준화･과학화 및 정보화를 도모하여 행정의 효율을 높이기 위함이다.

5. 행정업무운영의 적용범위

행정업무운영의 적용범위는 행정기관이다. 여기서 행정기관은 중앙행정기관(대통령 및 국무총리 직속기관을 포함한다) 및 그 소속기관, 지방자치단체의 기관과 군의 기관을 말한다. 행정업무운영에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣이 정하는 바에 의한다.

6. 행정업무운영의 원칙

행정기관의 업무는 용이성･정확성･신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

가. 용이성

업무처리와 업무관리는 용이해야 한다. 너무 복잡하면 대부분의 사람들은 짜증을 내고 능률이 오르지 않는다. 업무처리와 업무관리에 따르는 육체적･정신적인 피로를 최대한 줄이고 시간당 업무처리량을 향상시키기 위하여 업무처리와 업무관리가 보다 쉽게 이루어지도록 개선･관리할 필요가 있다. 이를 위하여 업무처리 절차의 개선, 업무수행 방식의 개선, 업무재설계, 정보화에 맞는 전자문서시스템･기록관리시스템 및 행정정보시스템의 효율적인 운영 등이 요구된다.

나. 정확성

업무처리와 업무관리의 생명은 정확성이다. 업무는 의도하는 방향대로 정확하게 처리되고 관리되어야 한다. 문자에 오자와 탈자가 있어서는 안 된다. 특히 통계 숫자는 틀리면 안 된다. 그리고 한자, 외국어, 주소, 성명 등을 표시할 때 틀리면 신뢰성이 떨어진다. 객관적인 입증을 위해서는 정확성이 요구된다.

다. 신속성

업무처리와 업무관리의 기본은 신속성이다. 아무리 업무를 꼼꼼하게 처리하고 관리할지라도 때를 놓치면 무용지물이다. 현재 수행되고 있는 업무처리절차가 복잡하면 신속성은 떨어지게 마련이다. 제도나 운영방식에 문제가 있다면 이를 개선하여야 한다. 특히 정부는 업무처리를 신속하게 하기 위하여 행정업무운영제도를 많이 개선해 왔다. 하지만, 아직도 보고와 결재의 단계가 많고, 종이방식에 의한 업무처리가 있으며, 불필요한 회의와 보고가 많다. 업무처리와 업무관리의 신속성을 위해서는 기본적으로 업무재설계가 필요하다.

라. 경제성

업무관리의 2대 축은 업무작업의 능률화와 업무비용의 경제화이다. 이 중 업무처리에 필요한 비용 즉 업무비용은 고정적이며 간접적인 경비이다. 이 업무비용을 줄이는 것은 대단히 중요한 일이다. 최소의 비용으로 최대의 효과를 높이도록 노력해야 한다. 업무처리와 업무관리에 있어서 최소의 비용이 들어가도록 하기 위해서는 비용편익분석과 비용효과분석이 요구된다.

7. 업무의 분장

각 처리과의 장은 행정업무의 효율적 처리와 책임소재를 분명하게 하기 위하여 소관업무를 단위업무별로 분장하되, 소속 공무원간의 업무량이 균형을 이룰수 있도록 하여야 한다.

8. 업무의 인계･인수

가. 업무 인계 ‧ 인수서는 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 이용하여 문서로 작성

공무원이 조직개편, 인사발령 또는 업무분장 조정 등의 사유로 업무를 인계‧인수하는 때에는 해당 업무에 관한 진행상황, 관계문서, 자료, 그 밖의 업무와 관련되는 모든 사항이 구체적으로 나타나도록 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 이용하여 인계‧인수서를 작성하여 문서로 인계･인수하여야 한다.

나. 업무인계･인수서를 작성하여 처리과에서 보존

업무를 인계･인수하는 사람은 ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 시행규칙｣ 별지 제12호서식의 업무인계･인수서를 작성하여야 한다.

다. 인계 ‧ 인수 자료의 상시 관리

행정기관의 장은 인계･인수가 원활하게 이루어질 수 있도록 기능분류시스템의 자료를 최신의 정보로 유지하여야 한다.

라. 직무대리자의 인계･인수

업무를 인수할 후임자가 정해지지 아니한 경우와 그 밖의 특별한 사유로 후임자에 업무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 사람에게 인계하고, 그 대리자는 후임자가 업무를 인수할 수 있게 되었을 때에 즉시 인계하여야 한다.

행정업무운영제도의 발전

1. 우리나라 행정업무운영제도의 발전과정

우리나라의 행정업무의 운영은 문서를 중심으로 표준화와 능률화에 중점을 두고 발전하여 왔다. 정부수립 후 초기에는 일본총독부와 미군정(美軍政)의 행정업무운영제도가 그대로 답습되었다. 그러나 5･16 이후 군에서 사용하여 오던 미국식 문서관리제도가 대폭 유입되어 현행 행정업무운영제도의 근간을 이루고 있다. 현재도 전반적으로 그 골격이 유지되고 있으나, 2002년 이후 전자정부의 구현을 촉진하기 위하여 정부의 행정업무운영 제도를 전면적으로 개편하였다.

현재 행정업무의 효율적 운영 촉진･활성화기

이 시기는 기존의 ‘능률성’ 중심의 행정에서 더 나아가 업무의 성과를 높일 수 있는 ‘효과성’까지 포괄하여 행정 업무의 ‘효율성’을 향상시키는데 초점을 두어 ‘융합행정’, ‘지식행정’ 등 관련 제도를 신규 도입하고, 특히 세종시 이전과 같은 행정환경 변화에 효과적으로 적응할 수 있도록, ‘협업시스템’, ‘영상회의’ 등의 관련 규정을 도입한 시기이다.

가) 업무시스템 구축･운영

출장없이 사이버 공간에서 원거리 기관간 원활한 협업을 지원하기 위한 협업시스템 구축 ‧ 운영, 협업시스템 활용 실태 평가･분석 및 지원 등 신설

나) 융합행정의 촉진

업무 효율성을 높이고 행정서비스에 대한 국민만족도를 높이기 위해 다른 기관과 공동의 목표를 설정하고 상호 기능을 연계하거나 시설･장비･정보 등을 공동 활용하는 융합행정 촉진계획의 수립･시행, 융합행정과제의 점검･관리 및 지원 등 신설

다) 지식행정의 활성화

행정기관이 지식관리시스템에 행정지식을 등록하고 이를 정책결정에 활용할 수 있도록 활성화 계획 수립･시행, 지식행정 우수사례 발굴 및 포상, 활용실태 점검 등 신설

라) 정책연구의 관리

정책연구 관리의 투명성 제고를 위한 심의위원회 구성･운영 및 정책연구관리 시스템 구축･운영, 연구결과 공개‧활용 촉진을 위한 성과점검 등 신설

마) 영상회의의 운영

영상회의 운영의 실효성 확보를 위해 다른 행정기관 등의 영상회의시스템과 연계･운영할 수 있도록 기술규격 제정, 영상회의 운영현황 점검･평가 및 지원 등 신설

｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣으로 전부개정 : 2011. 12. 21.

1) 협업시스템 규정 신설

출장없이 사이버 공간에서 원거리 기관간 협업을 원활하게 수행할 수 있도록 지원하는 협업시스템을 구축·운영 하도록 하고, 협업시스템 활용

실태 평가·분석 및 지원 등에 관한 근거 규정을 신설하였다.

2) 융합행정의 촉진 규정 신설

업무 효율성을 높이고 행정서비스에 대한 국민만족도를 높이기 위해 다른 기관과 공동의 목표를 설정하고 상호 기능을 연계하거나 시설·장비·정보 등을 공동 활용하는 융합행정 촉진계획을 수립·시행하도록 하고, 융합행정 과제의 점검·관리 및 지원 등에 관한 규정을 신설하였다.

3) 지식행정의 활성화 규정 신설

지식관리시스템에 행정지식을 등록하고 이를 정책결정에 활용할 수 있도록 지식행정 활성화 계획을 수립·시행하도록 하고 우수사례 발굴 및 포상, 활용실태 점검 등에 관한 근거를 마련하였다.

4) 정책연구의 관리 규정 신설

정책연구 관리의 투명성 제고를 위한 심의위원회 구성·운영 및 정책연구 관리시스템 구축·운영, 연구결과 공개·활용 촉진을 위한 성과점검 등에

관한 국무총리훈령의 해당 규정을 상향입법하였다.

5) 영상회의의 운영 규정 신설

영상회의 운영의 실효성 확보를 위해 다른 행정기관 등의 영상회의시스템과 연계 · 운영할 수 있도록 기술규격 제정, 영상회의 운영현황 점검 · 평가 및 지원 등에 관한 국무총리훈령의 해당 규정을 상향입법하였다.

6) 전자문서 중심으로 정비

문서 접수일과 접수등록번호를 전자적으로 표시하는 등 문서 작성 관련 규정을 전자문서를 원칙으로 하고 보완적으로 종이문서에 관하여 규정

하였다.