민원의 신청․접수 및 교부

민원의 신청․접수 및 교부

 

1. 민원사무처리의 원칙

 

○ 민원사무처리 공무원의 의무(법 제4조)

- 민원사무를 처리하는 공무원은 담당 민원사무를 신속․공정․친절하게 처리하도록 함

○ 민원사무처리의 원칙(법 제5조)

- 행정기관은 민원사무를 관계법령 등이 정하는 바에 따라 다른 업무에 우선하여 처리하여야 함

- 행정기관은 관계법령 등에 정한 처리기간이 남아 있음을 이유로 하거나 그 민원사무와 관련되지 아니하는 공과금 등의 미납을 이유로 민원사무의 처리를 지연시켜서는 아니됨

- 행정기관은 법령의 규정 또는 위임이 있는 경우를 제외하고는 민원사무 처리의 절차 등을 강화하여서는 아니됨

 

2. 민원사무의 처리기간

 

○ 민원 처리기간의 계산 방법(법 제6조 및 영 제3조)

○ 민원사무의 처리기간은 기간 산정의 모법이라고 할 수 있는 ｢민법｣과 달리 민원사무의 특성을 고려하여 다르게 정하고 있음

○ 특히 그동안 민원사무 처리기간의 계산방법이 대통령령에 규정되어 있는 관계로 민법에 의한 기간계산 방법과 다툼의 소지가 있었다. 법률 개정시 민원사무 처리기간 계산방법을 종전 시행령에서 법률로 격상하여 이의 소지를 없앴음

○ 아울러 행정기관의 주 40시간 근무제에 따른 공무원 부담경감을 위해 처리기간이 5일이하인 민원은 토요일을 처리기간에서 제외하도록 하였음

* 처리기간의 역전현상(처리기간이 짧은 민원이 긴 민원보다 오히려 처리기간이 길어지는 현상)을 없애기 위해 5일을 기준으로 하여 토요일을 처리기간에서 제외 한 것임

- 민원사무의 처리기간을 “즉시”로 정한 경우에는 정당한 사유가 있는 경우를 제외하고는 근무시간 이내에 처리하여야 함

- 민원사무의 처리기간을 5일 이하로 정한 경우에는 민원사항의 접수시각부터 “시간” 단위로 계산하되, 공휴일 및 토요일을 산입하지 아니함. 이 경우 1일은 8근무시간으로 함

- 민원사무의 처리기간을 6일 이상으로 정한 경우에는 “일” 단위로 계산하고 초일을 산입하되, 공휴일을 산입하지 아니함

- 민원사무의 처리기간을 주․월․년으로 정한 경우에는 초일을 산입하되, ｢민법｣ 제159조 내지 제161조의 규정을 준용함

○ 처리기간의 설정․공표(영 제12조)

- 행정기관의 장은 민원사무를 신속히 처리하기 위하여 행정기관에 신청이 접수된 때부터 당해 민원사무의 처리가 완료될 때까지에 소요되는 처리기간을 민원사무의 종류별로 미리 정하여야 함

- 행정기관의 장이 처리기간을 정함에 있어서는 접수기관·경유기관·협의기관(다른 기관과 사전협의가 필요한 경우에 한함)·처분기관 등 각 처리단계별로 구분하여야 함 예) 처리기간(10일) = 접수(1일) + 경유(2일) + 협의(3일) + 처분(4일)

- 행정기관의 장은 처리기간을 관계 법령 등에 명시하고, 민원사무편람과 민원사무처리기준표에 수록·비치하여야 함

○ 처리기간에 산입하지 아니하는 기간(영 제13조)

- 민원사무의 처리기간 계산시 처리기간에 산입하지 않는 기간은 ｢행정절차법시행령｣ 제11조의 규정을 준용하고 있음

<행정절차법 시행령>

제11조(처리기간에 산입하지 아니하는 기간) 법 제19조제5항의 규정에 의하여 처리기간에 산입하지 아니하는 기간은 다음 각호의 1에 해당하는 기간을 말한다.

1. 신청서의 보완에 소요되는 기간(보완을 위하여 신청서를 신청인에게 발송한 날과 보완되어 행정청에 도달한 날을 포함한다)

2. 접수·경유·협의 및 처리하는 기관이 각각 상당히 떨어져 있는 경우 문서의 이송에 소요되는 기간

3. 법 제11조제2항의 규정에 의하여 대표자를 선정하는 데 소요되는 기간

4. 당해처분과 관련하여 의견청취가 실시되는 경우 그에 소요되는 기간

5. 실험·검사·감정, 전문적인 기술검토등 특별한 추가절차를 거치기 위하여 부득이하게 소요되는 기간

6. 행정자치부령이 정하는 선행사무의 완결을 조건으로 하는 경우 그에 소요되는 기간

<행정절차법시행규칙 제6조> : 행정자치부령이 정하는 선행사무

1. 국회 또는 지방의회의 동의가 필요한 사항으로서 국회 또는 지방의회의 심의에 소요되는 기간

2. 국가안보 또는 외교상 특별한 선행조치가 필요한 사항으로서 이에 소요되는 기간

3. 정부의 예산사정으로 인하여 처리가 지연되는 기간

4. 외국기관 및 재외공관에의 조회에 소요되는 기간

5. 탈세조사·가격조사·수요조사·원가계산·경영분석·감정실시 및 기업진단에 소요되는 기간

6. 시험·신원조회 또는 신체검사에 소요되는 기간

7. 신청인의 불출석등 처리단계에 있어 신청인의 귀책사유로 인하여 지연되는 기간

3. 민원사무 편람

 

○ 민원사무편람의 비치(법 제7조)

- 행정기관의 장은 민원사항의 신청에 필요한 사항을 게시(인터넷 등을 통한 게시를 포함한다)하거나 편람을 비치하여 민원인이 이를 볼 수 있도록 하여야 함

○ 민원사무편람의 활용 및 반영할 내용 (영 제4조)

- 행정기관의 장은 민원실 등에 민원사무편람과 민원사무처리기준표를 비치하여 민원인이 열람할 수 있도록 하여야 함

- 민원사무편람에는 민원사무의 종류별로 신청서식, 구비서류, 처리주무부서, 경유․협의기관, 처리절차, 처리기간, 심사기준, 수수료 기타 안내에 필요한 사항을 명시하여야 함

 

4. 민원의 신청

 

○ 민원의 신청방법(법 제8조)

- 민원사항의 신청은 문서(｢전자정부구현을 위한 행정업무 등의 전자화촉진에 관한 법률｣ 제2조제5호의 규정에 의한 전자문서를 포함)로 하여야 함.

- 대통령령이 정하는 경우에는 구술 또는 전화․전신․모사전송 등 정보통신망(｢전자정부구현을 위한 행정업무 등의 전자화촉진에 관한 법률｣ 제2조제7호의 규정에 의한 정보통신망을 말함)으로 할 수 있음

○ 구술 또는 전화 신청대상 민원(영 제5조)

- 민원인의 의사표시를 문서(전자문서를 포함)로 증명할 필요가 없는 민원사항은 구술 또는 전화로 신청할 수 있음

- 민원인 또는 그 위임을 받은 자가 직접 출석하여 의사표시를 할 필요가 없는 민원사항은 우편·전신·모사전송 또는 인터넷 등으로 신청할 수 있음 ※ 행정기관의 장은 구술 또는 전화로 신청 할 수 있는 민원사무의 종류를 정하여 민원실 등에 게시하거나 민원사무편람에 게재하여야 함

○ 신청서 및 구비서류(영 제6조)

- 행정기관의 장은 신청서의 기재사항을 그 민원사무에 대한 심사 및 처리에 필요한 최소한의 것으로 한정하여야 하며, 신청자가 쉽게 작성할 수 있도록 신청서식을 명확하게 정하여야 함

- 민원사항의 신청과 관련된 구비서류는 신청서상의 기재사항의 사실여부를 뒷받침하거나 당해 민원사무의 처리에 필요한 최소한의 범위 안에서 구체적으로 정하여야 함

- 신청서 및 구비서류의 제출부수는 최소한으로 한정하여야 함

○ 신청편의의 제공(영 제7조)

- 행정기관의 장은 민원인의 편의를 도모하기 위하여 민원실 또는 문서과에 민원사항의 신청에 필요한 용지·필기구 등을 비치하여야 하며, 신청인이 필요한 상담 또는 정보를 요구하는 경우에는 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 함

 

5. 민원의 접수

 

○ 민원의 접수(법 제9조)

- 행정기관의 장은 민원사항의 신청이 있는 때에는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 접수를 보류하거나 거부할 수 없으며, 접수된 민원서류를 부당하게 되돌려 보내서는 아니됨

○ 민원사항의 접수(영 제8조)

- 민원사항은 민원실(전자민원창구를 포함)에서 접수하되, 민원실이 설치되어 있지 아니한 경우에는 문서의 접수·발송을 주관하는 부서 또는 민원사항을 처리하는 주무부서에서 접수

- 민원사항을 접수한 때에는 그 순서에 따라 민원사무처리부에 기록하고 신청인에게 접수증을 교부하여야 함

○ 민원사무처리부의 경우 종전의 ①구술 및 전화에 의한 민원사무처리부 ②우편 및 전신에 의한 민원사무처리부 ③모사전송에 의한 민원사무처리부 ④민원사무처리부를 하나로 통합하고, 처리부 서식을 민원행정시스템에 맞도록 변경하였으며,

○ 행정조직의 명칭이 그동안 ‘과’에서 ‘팀’ 등 다양한 명칭을 사용함에 따라 기존의 ‘과’를 ‘부서’로 변경하였음

- 행정절차법시행령 제9조에 해당하는 아래의 경우에는 접수증을 교부하지 아니할 수 있음

① 구술․우편 또는 정보통신망에 의한 신청

② 처리기간이 "즉시"로 되어 있는 사항

③ 신청/접수증에 갈음하는 문서를 주는 신청

- 접수시에는 구비서류의 완비여부, 심사 또는 처리의 기준과 절차, 예상처리 소요기간과 필요한 현장확인이나 조사예정시기 등을 안내

- 행정기관의 장은 다음에 해당하는 민원사무의 종류를 정하여 민원실 등에 게시하거나 민원사무편람에 이를 게재하여야 함

○ 불필요한 서류요구의 금지(법 제10조)

｢전자정부구현을 위한 행정업무 등의 전자화촉진에 관한 법률｣에 행정정보공동이용 관련사항이 법률에 규정되어 있는 점을 감안하여 민원법과의 형평성을 유지하기 위해 기존 시행령에 규정된 사항을 법률로 격상하였음

- 행정기관의 장은 민원사항을 접수․처리함에 있어서 민원인에게 소정의 구비서류 외의 서류를 추가로 요구하여서는 아니 됨

- 동일한 민원서류 또는 구비서류를 복수로 받는 경우에는 특별한 사유가 없는 한 원본과 함께 그 사본의 제출을 허용하여야 함

- 다음의 경우에는 처리하는 공무원이 직접 이를 확인․처리하여야 함

1. 민원인이 소지한 주민등록증․여권․자동차운전면허증 등 행정기관이 발급한 증명서로 그 민원사무의 처리에 필요한 내용의 확인이 가능한 경우

2. 해당 행정기관의 공부(公簿) 또는 행정정보로 그 민원사무의 처리에 필요한 내용의 확인이 가능한 경우

3. ｢전자정부구현을 위한 행정업무 등의 전자화촉진에 관한 법률｣ 제21조제1항의 규정에 의한 행정정보의 공동이용을 통하여 그 민원사무의 처리에 필요한 내용의 확인이 가능한 경우

- 행정기관의 장은 당초의 민원사항의 내용 변경 또는 갱신을 신청 받는 경우에는 특별한 사유가 없는 한 이미 제출되어 있는 관련 증명서류 또는 구비서류를 다시 요구하여서는 아니 됨

○ 민원인 중 대표자의 선정(영 제9조)

- 3인이상의 민원인 등이 대표자를 정하지 아니하고 동일한 민원서류를 연명으로 제출한 경우에는 일정한 기간을 정하여 민원인 중에서 3인이내의 대표자를 선정하여 통보할 것을 요청할 수 있음

- 소정의 기간 내에 대표자를 선정하여 통보하지 아니한 때에는 민원인 중 3인 이내를 대표자로 선정

- 대표자가 선정된 경우에는 그 대표자를 민원인으로 봄

○ 민원서류의 표시(규칙 제6조)

사무관리규정 제23조제7항에 의하면 ‘민원문서의 접수 및 처리는 민원사무처리에 관한 법률이 정하는 바에 의한다’라고 규정되어 있으나, 그동안 민원법령에서는 이에 대한 구체적인 규정이 없어 금번 시행규칙 개정시 민원서류 표시인에 ‘처리과 기록물 등록번호’을 신설하였음. 따라서 민원실에서는 접수번호, 접수일시, 처리기한을 기입하여 처리부서에 이송하면 처리부서에는 이를 기록물 등록대장에 등록하도록 하였음

- 행정기관의 장은 민원서류를 접수․처리할 때에는 그 민원서류의 왼쪽 윗부분에 아래의 민원서류 표시인을 찍어야 함. 다만, 전자문서로 접수․처리하는 경우에는 민원서류 표시인을 전자적 형태로 나타낼 수 있음

6. 다른 행정기관 등을 이용한 민원의 접수․교부

 

○ 다른 행정기관 등을 이용한 민원의 접수․교부(법 제11조)

- 민원인의 편의를 위하여 그 행정기관이 접수․교부하여야 할 민원사항을 다른 행정기관 또는 특별법에 의하여 설립되고 전국적 조직을 가진 법인 중 대통령령이 정하는 법인으로 하여금 접수․교부

- 민원사항을 접수․교부하는 공무원이 아닌 임․직원은 ｢형법｣ 그 밖의 법률에 의한 벌칙의 적용에 있어서는 이를 공무원으로 봄

○ 다른 행정기관 등을 이용한 민원의 처리절차(영 제10조)

○ 다른 행정기관 등을 이용한 민원의 접수․교부시 기존에는 접수한 기관에서만 민원처리 결과를 수령할 수 있었으나, 민원인이 지정하는 기관에서도 수령할 수 있도록 개선하였으며,

○ 수수료의 경우 그동안 관련 지침에서 교부기관이 수수료를 징수할 수 있도록 해오고 있는 사항을 시행령에 반영하여 명문화하였음

- “대통령령이 정하는 법인”은 농업협동조합법에 의하여 설립된 조합 및 그 중앙회를 말함

- 민원사항을 접수한 다른 행정기관 또는 농협은 그 민원사항을 지체 없이 인터넷 또는 모사전송 등을 이용하여 소관기관에 송부하여야 하며, 송부 받은 소관기관은 그 민원사항을 신속히 처리한 다음 그 처리결과를 민원인이 교부받고자 하는 다른 행정기관 등에 인터넷 또는 모사전송 등을 이용하여 송부

- 다른 행정기관 등을 이용하여 민원사항을 신청하는 경우에는 관계법령 등에서 정한 수수료 외에 업무처리비 등 추가비용을 교부기관에 납부하여야 함

- 행정안전부장관은 다른 행정기관 등을 이용하여 접수·처리할 수 있는 민원사항의 종류․접수 및 교부기관․추가비용 등을 관계 행정기관의 장과 협의하여 정한 후, 이를 관보에 고시하고 인터넷에 게시

- 농협에서 접수․교부할 수 있는 민원사항은 농업협동조합중앙회장과 협의

7. 민원서류의 이송

 

○ 민원서류의 이송(법 제12조)

그동안 법률의 위임 없이 시행령에 규정되어 있는 민원서류의 이송관련 규정을 금번 개정시 법률로 격상하고 세부적인 사항은 시행령에 위임 함으로써 입법체계를 정비하였음

- 행정기관의 장은 접수한 민원서류가 다른 행정기관의 소관인 경우에는 지체 없이 소관 기관에 이송하여야 함

○ 민원서류의 이송방법(영 제11조)

- 접수된 민원서류 중 그 처리가 민원실 또는 문서 담당부서의 주관에 속하지 아니하는 것에 대하여는 다른 문서에 우선하여 1근무시간 이내에 이를 처리주무부서에 이송. 단, 처리주무부서가 상당히 떨어져 있는 등 특별한 사유가 있는 경우에는 3근무시간 이내에 이송

- 동일 행정기관 내에서 소관이 아닌 민원서류를 받은 때에는 3근무시간 이내에 민원실 또는 문서담당부서를 거쳐 처리주무부서에 이송

- 소관기관이 아닌 행정기관이 민원서류를 접수한 때에는 접수한 때부터 8근무시간 이내에 소관기관에 이를 이송하고, 민원인에 통지

- 접수된 민원서류가 전자문서인 경우에는 지체 없이 소관기관에 전자적 방법으로 이송

<이송․이첩․진달 등의 차이점>

이송․이첩․진달은 그 성격상 다른 기관에 보내는 것을 의미함. 실제 행정에서 이첩은 상급기관에서도 처리할 수 있으나 하급기관에서 처리하는 것이 더 바람직하다고 판단되어 상급기관에서 하급기관에 서류를 보내는 것을 의미하고, 진달은 하급기관에서 상급기관으로 보내는 것을 말함. 참고로 민원법령에서는 이첩, 진달 등의 용어를 사용하지 않고 있으며, 모두 이송으로 보고 있음