민원사무의 처리방법

민원사무의 처리방법

 

1. 민원서류의 보완

 

○ 민원서류의 보완(법 제13조제1항, 영 제14조, 규칙 제5조)

- 접수한 민원서류에 흠이 있는 경우에는 보완에 필요한 상당한 기간을 정하여 지체 없이 민원인에게 보완을 요구

- 보완 요구는 접수 후 8근무시간 이내. 다만, 현지조사 등 정당한 사유가 있는 경우 보완사항 발견 시 즉시 요구

- 보완 요구는 문서․구술․전화 등의 방법으로도 가능하나, 민원인 요구 시에는 문서로 하여야 함

○ 민원인의 보완요구 기간 연장 요청(영 제14조제2항 및 제3항)

○ 접수된 민원서류에 대한 행정기관의 보완요구에 대해 민원인이 계속해서 보완연장 요청을 함으로써 민원처리가 무작정 지연되는 사례가 자주 발생함에 따라, 금번 개정시 민원인의 보완연장 요청 횟수를 2회까지로 한정하여 민원의 신속한 처리를 도모하였고

○ 행정기관의 2차 보완요구에 대한 민원인의 이행기간이 기존 7일이었으나, 행정기관의 주 40시간제 시행 등에 따라 민원인이 보완에 필요한 서류를 구비하는데 어려움이 있어 2차 보완요구 기간을 10일로 연장하였음

- 보완요구를 받은 민원인이 보완에 필요한 기간을 명시하여 기간연장을 요청할 경우 이를 고려하여 기간을 정하되, 민원인의 기간연장 요청은 2회로 제한

- 행정기관의 보완 요구기간 및 민원인의 기간연장 요청기간 내에 보완 미 이행시 다시 보완을 요청하되, 기간은 10일로 함

○ 민원서류의 흠결 범위

- 기재내용의 오기 또는 누락

- 구비서류의 미제출

- 법령에서 정한 기준(시설 및 장비)이나 요건의 미비 등을 말함

 

2. 민원서류의 취하와 반려

 

○ 민원서류의 취하․변경 등(법 제13조제2항)

- 민원인은 해당 민원사무의 처리가 종결되기 전에는 그 신청의 내용을 보완하거나 변경 또는 취하할 수 있음. 다만, 다른 법률에 특별한 규정이 있거나 그 민원사무의 성질상 보완․변경 또는 취하할 수 없는 경우에는 그러하지 아니함

- 민원내용을 변경한 경우에 처리기간 계산에 있어서는 종전의 민원처리기간을 변경일로부터 다시 적용하여 처리함

○ 민원서류의 반려 등(영 제15조제1항및 제3항)

- 민원인이 행정기관의 민원서류 보완요청 기간내에 보완하지 아니하거나, 신청한 민원내용이 현실적으로 실현 불가능한 경우에는 그 이유를 명시하여 접수된 민원서류를 민원인에게 되돌려 보낼 수 있으며,

- 민원인이 민원을 취하하여 민원서류의 반환을 요청한 경우에는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이를 민원인에게 되돌려 주어야 함

○ 민원의 종결(영 제15조제2항 및 제4항)

- 민원인의 소재지가 분명하지 아니하여 2회에 걸쳐 반송된 때

- 처리된 증명서 그 밖에 유사한 문서를 정당한 사유 없이 15일이 경과할 때 까지 수령하지 않을 경우 등

<반려와 불가의 차이점>

반려란 ①보완 미이행 ②민원인의 취하 ③필요한 법적 선행적 절차의 미이행 ④현실적으로 실현불가능한 사항 등의 이유로 행정기관에서 접수한 민원사항에 대하여 더 이상 처리를 할 수 없는 경우를 말함. 불가는 행정기관에서 정상적으로 민원사항에 대하여 검토한 결과 법적으로 불가능한 것을 말함. 따라서 행정기관에서는 반려와 불가를 반드시 구분하여 사용하여야 함

 

3. 관계기관(부서) 협조 및 처리기간 연장

 

○ 협조 기관․부서의 업무처리(영 제16조, 규칙 제7조)

- 처리주무부서는 협조를 필요로 하는 경우 지체 없이 그 민원사무의 처리기간의 범위 내에서 협조 요청하고, 요청받은 기관(부서)은 정해진 기간 내에 이를 처리하여야 함

- 협조를 요청받은 기관(부서)이 정해진 기간까지 처리할 수 없을 경우에는 그 회신기간의 범위 내에서 1회에 한하여 연장할 수 있음

- 이 경우 당초 정해진 회신기간 내에 연장사유․처리진행상황, 회신예정일 등을 처리주무부서에 통보

- 협조를 요청할 경우에는 규칙 제7조에 따라 민원서류의 오른쪽 윗부분에 아래의 ‘표시인’을 찍어야 함

○ 처리기간의 연장(영 제17조)

종전의 처리기간 범위 내에서 1회에 한하여 처리기간을 연장할 수 있도록 되어 있었으나, 공무원 업무 부담 완화를 위해 민원인의 동의가 있을 경우 재 연장할 수 있도록 하였음

- 부득이한 사유로 처리기간 내에 처리가 곤란하다고 인정되는 경우에는 처리기간의 범위 내에서 1회에 한하여 연장할 수 있음. 다만, 민원인의 동의가 있을 경우 다시 연장할 수 있음

- 연장 시에는 연장사유, 처리예정기한을 민원인에게 통지하여야 함

 

4. 복합민원의 처리

 

○ 처리방법(법 제14조, 영 제18조제1항)

- 행정기관의 장은 복합민원 처리시 처리 주무 부서를 지정하고 그 부서로 하여금 관계기관 또는 부서간 협조를 통하여 민원사무를 일괄하여 처리하게 할 수 있음

- 이 경우 모든 민원서류를 주무부서에 일괄하여 제출하게 할 수 있음

○ 복합민원의 안내(영 제18조제2항)

- 행정기관의 장은 관계기관과 협의하여 복합민원의 종류와 접수방법·구비서류․처리기간․처리절차 등을 미리 정하여 민원인이 이를 열람할 수 있도록 게시하거나, 민원사무편람과 민원사무처리기준표에 수록․비치하여야 함

○ 복합민원의 종류

- 복합민원의 종류는 행정자치부에서 고시하는 민원사무처리기준표의 부록에 나와 있음

- 의제처리 되는 복합민원의 경우 의제처리의 대상사무에 대해서는 개별법에 아래와 같이 구체적으로 명시되어 있음

 

○ 복합민원의 처리유형

- 복합민원의 처리유형은 법령에 규정되어 있지 않지만, 통상적으로 행정기관에서 복합민원 처리시 사용하는 유형을 분류하면 아래의 표와 같음

 

5. 질의․행정개선․고충민원의 처리기간

 

○ 질의 및 행정개선 건의의 처리기간(영 제19조)

- 민원인이 행정기관을 방문하여 단순한 행정절차 또는 형식요건에 관하여 질의․설명이나 조언을 요구한 경우에는 즉시

- 기타 질의․상담사항은 7일이내, 법령에 대한 질의는 14일이내

- 정부시책이나 행정제도 건의는 14일 이내

○ 고충민원의 처리기간(영 제20조)

- 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 7일이내

 

6. 반복 및 중복민원의 종결처리

 

○ 반복민원의 처리(영 제21조제1항)

고충민원 외에 질의, 건의 등에 대해서도 동일한 내용을 3회 이상 제출하였을 경우 2회 이상 통보한 후에 접수되는 서류는 종결 처리토록 하여 행정의 효율성을 제고하였음

- 동일한 민원인이 동일한 내용의 민원을 정당한 사유 없이 3회 이상 제출할 경우 2회 이상 그 처리결과를 통보 후에 접수된 민원은 결재권자의 결재를 받아 종결처리

- 고충민원 외에 질의, 건의 등에 대해서도 동일한 내용을 3회 이상 제출하였을 경우 2회 이상 통보한 후에 접수되는 서류는 그 행정기관의 장의 결재를 받아 종결 처리할 수 있으며,

- 이때 ‘행정기관의 장의 결재’란 행정기관의 위임전결 규정상의 정당한 결재권자를 의미함. 따라서 종결 처리시 반드시 기관의 장의 결재가 필요한 것은 아님. 또한 종결처리란 내부종결로서 문서의 경우 내부결재를 의미하는 것이므로 종결되었다는 내용을 민원인에게 알릴 필요는 없음

- 참고로 동일내용에 서로 다른 여러 사람이 계속하여 민원을 제기한 경우 반복 및 중복민원에 해당 되지 않음

<반복민원의 기준> 동일내용이라 함은 단순한 문구로서 판단할 사안이 아니고 민원인이 요구하는 취지나 목적이 같으면 동일내용으로 보아 처리할 수 있음. 이러한 동일내용인지 여부는 전적으로 민원을 처리하는 행정기관에서 판단하여야 함

○ 중복민원의 처리(영 제21조제2항)

- 동일한 민원인이 동일한 내용의 민원을 작성하여 2개 이상의 행정기관에 제출하여 이첩 받은 경우에도 2회 이상 그 처리결과를 통보 후에 접수된 민원은 결재권자의 결재를 받아 종결처리 가능함.

<반복 및 중복민원의 종결처리 대상 민원사무>

○ 법령·제도·절차 등 행정업무에 관한 질의 또는 상담형식을 통한 설명이나 해석의 요구

○ 정부시책이나 행정제도 및 운영의 개선에 관한 건의

○ 행정기관 등의 위법·부당하거나 소극적인 처분(사실행위 및 부작위를 포함한다) 및 불합리한 행정제도로 인하여 국민의 권리를 침해하거나 국민에게 불편 또는 부담을 주는 사항의 해결요구 (고충민원)

○ 그 밖에 행정기관에 대하여 특정한 행위를 요구하는 사항

 

7. 다수인 관련 민원의 처리

 

○ 다수인 관련 민원의 처리(영 제22조제1항 및 제2항)

그동안 다수인 관련 민원의 연명부에 대한 별도의 규정이 없어 민원인이 원본을 보관하고 사본을 제출하는 사례가 많이 발생하고,

○ 사본의 경우 연명부에 서명한 민원인들의 진의(眞意)를 파악하기 힘들고, 민원내용을 임의로 변경하여 제출하는 등 문제점이 발생함에 따라 연명부 제출은 원본만 가능 하도록 하였음

- 행정기관의 장은 5세대 이상의 공동이해와 관련되어 5인 이상이 연명으로 제출하는 민원(다수인관련민원)의 발생을 방지하기 위하여 사전예방대책 강구 및 발생시 신속·공정하게 해결될 수 있도록 조치

- 다수인 관련 민원을 신청하는 민원인은 연명부를 원본으로 제출하여야 함

○ 다수인 관련 민원의 분석 및 확인(영 제22조제3항)

- 행정기관의 장은 다수인 관련 민원의 효율적인 처리와 예방을 위하여 그 기관의 감사 또는 조사업무담당부서 등으로 하여금 다수인관련민원의 처리상황을 분석·확인하게 하여야 함

1. 의제처리 : 어떠한 인허가를 받기 위하여 근거법령이 서로 다른 인허가를 함께 받아야 할 경우에 그 관련 인허가가 주된 인허가와 중복되거나 유사하다면 주된 인허가만 받으면 관련 인허가도 함께 받은 것으로 간주하여 처리하는 것 * 주된 인허가증 하나만 교부하면 나머지는 다 인허가를 받은 것으로 간주

2. 창구일원화 : 주된 인허가와 관련되어 있는 인허가의 접수를 모두 받도록 하되, 민원인이 일일이 담당부서별로 직접 찾아다니지 아니하고 주된 인허가 및 관련 인허가에 필요한 구비서류를 모두 갖추어 주된 인허가의 처리부서에 제출하면 주무부서에서 책임을 지고 관련부서와 협의를 거쳐 처리해 주는 제도 * 주된 인허가증 뿐만 아니라 관련되는 민원의 인허가증을 모두 교부

3. 개별처리 : 주된 인허가와 관련되어 있는 인허가들을 민원인이 각각 신청․접수하여 처리하는 민원 * 각각의 인허가증을 교부(구별의 실익이 없음). 창구일원화와 차이점은 관련된 인허가를 한 꺼번에 제출하지 않는 것임