경찰 헌법

업무 관리

1. 주요 용어 정의

가. 업무관리시스템(On-nara BPS)

｢사무관리규정｣제3조제14호에서는 업무관리시스템을 “행정기관이 업무처리의 전 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.”고 정의하고 있다.

온-나라시스템: 업무관리시스템(On-nara BPS) 정부업무관리시스템의 새 이름으로 행정기관의 업무처리 전 과정을 ｢과제카드｣ 및 ｢문서관리카드｣ 등을 중심으로 관리하여 업무처리 절차를 표준화･체계화･통합화한 시스템을 말한다. ‘온-나라시스템’은 2004. 11. 청와대 업무관리시스템인 ‘e지원시스템’을 시작으로 하여, 2005. 7.부터 행정자치부(현 행정안전부)는 하모니(Hamoni)라는 명칭으로 사용하였으며, 2006. 4.부터 중앙부처의 일부기관의 시범운영을 거쳤으며, 2006. 12. 부처 표준모델을 개발하여 2007. 1.부터 전 부처가 사용하고 있다.

나. 일정관리

하루의 업무계획을 과제별･시간대별로 정리하여 등록하며 일정별 업무실적을 일지, 메모보고, 문서관리카드 등의 형태로 정리하는 기능이다. 과제를 수행하는 과제담당자, 업무관련자 간에 업무 계획과 실적 등을 공유함으로써 업무수행의 효율성을 높인다.

다. 과제관리

과제관리란 정부가 상시적으로 수행하는 모든 업무를 정부기능분류체계에 따라 분류하여 과제카드를 통해 체계적으로 관리하는 것을 말한다. 모든 과제는 과제카드를 통하여 관리되고, 과제 추진실적(일지･메모보고･문서 등)은 카드에 자동축적됨으로써 과제담당자간 정보공유와 인수인계가 용이해지고 개인성과와 정부업무평가의 기초자료로 활용이 가능하다.

라. 단위과제

행정기관이 늘 수행하는 업무를 기능에 따라 분류하여 관리하기 위한 최하위 단위를 말한다. 기관의 직제와 직제시행규칙에 근거한 업무의 최소단위를 말한다. 계획의 수립･집행･평가와 환류 등 일련의 업무과정을 통합적으로 관리하는 기본적인 단위이다. 필요한 경우에는 생성, 변경, 종료가 가능하다. 단위과제는 현재 수행하고 있거나 가까운 장래에 수행할 예정인 업무를 포함한다. 이것은 기능별 분류이다.

마. 관리과제

행정기관이 성과목표 달성을 위하여 계획된 기간에 추진하고자 하는 업무이다. 연도별 성과관리 시행계획상의 주요 과제로 기관별 전략목표를 달성하기 위한 업무이다. 이것은 목적별 분류이다. 참고로 단위과제와 관리과제는 서로 연결되어 관리된다.

바. 과제관리카드

행정기관의 소관 업무를 기능 및 목적 등의 기준에 따라 구분하고, 과제담당자･내용 및 추진실적 등을 기록･관리하는 카드를 말한다.

사. 문서관리카드

단위과제 및 관리과제의 효율적인 관리를 위하여 문서의 작성･검토･결재･등록･시행･접수･활용 등 문서처리의 모든 과정을 기록하는 카드이다. 문서관리카드는 보고서 작성, 보고경로 지정 및 처리과정에서 제기된 의견, 관련 자료 등을기록･관리하는 카드이다. 문서처리과정을 표준화하고, 의사결정과정을 모두 기록･유지하여 행정의 투명성과 책임성을 제고한다. 문서관리카드는 과제와 관련된 의사결정을 위해 작성하는 개별 문건으로 표제부, 보고경로부, 관리정보부,시행부문서정보로 구성되어 있다.

아. 메모보고

메모보고는 의사결정 과정이 필요없는 긴급한 현안보고 사항 등을 메모형태로 전자보고 할 수 있는 기능이다. 메모보고는 문서로서의 효력은 없으나 과제카드의 실적으로 기록되고 관리된다.

자. 회의관리

회의관리는 기관내부에서 정책결정 등을 위해 개최되는 회의를 온라인상의 표준화된 시스템으로 기록･관리함으로 업무의 효율성과 회의결과의 정보 활용도를 높이는 기능이다.

차. 지시사항

장･차관 및 본부별 각종 지시사항의 이행과정과 실적을 관리하는 기능으로서 구두지시, 직접지시, 관련지시로 분류된다.

2. 업무관리시스템(On-nara BPS)의 구축･운영

가. 기본적인 사항

1) 행정기관의 장은 업무처리의 전 과정을 효율적으로 관리하기 위하여 업무관리시스템을 구축･운영하여야 한다. 다만, 업무의 성격 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다(규정 제6조의2제1항).

2) 행정안전부장관은 행정기관의 업무관리시스템 구축･운영을 지원하기 위한 계획을 수립･시행할 수 있으며, 지원계획을 수립하는 경우에는 관계 행정기관의 장에게 관련자료 및 필요한 의견의 제출을 요청할 수 있다(규정 제6조의2제2항/규칙 제2조의3제1항).

󰋼 업무관리시스템 보급･활용 : 2007년 1월부터 업무관리시스템인 ‘온-나라시스템’이 전 중앙행정기관 및 일부 광역시･도에 보급･사용되어 오다가, 2008년 7월부터 전자결재 및 문서유통 기능을 통합한 통합 온-나라시스템’이 시범운영을 거쳐 중앙행정기관과 사용을 희망하는 광역시･도 등에 보급될 예정

나. 시스템의 구성

업무관리시스템에는 과제관리카드 및 문서관리카드 등이 포함되어야 하고, 이들 카드는 공공기록물 관리에 관한 법령이 정하는 바에 따라 관리하여야 한다(규정 제6조의3제1항 및 제5항).

1) 과제관리카드

가) 과제관리카드는 행정기관의 소관 업무를 기능 및 목적 등의 기준에 따라 구분하고, 과제 담당자･내용 및 추진실적 등을 기록･관리할 수 있도록 구성되어야 한다(규정 제6조의3제2항).

나) 과제관리카드에는 표제부･실적관리･계획관리･품질관리･홍보관리･고객관리 그 밖에 필요한 사항이 포함되어야 한다. 다만, 행정기관의 장이 특별한 사유가 있다고 인정하는 경우에는 일부 사항을 제외할 수 있다(규칙 제2조의3제2항).

2) 문서관리카드

가) 문서관리카드는 단위과제 및 관리과제의 효율적인 관리를 위하여 문서의 작성･검토･결재･등록･시행･접수･활용 등 문서처리의 모든 과정을 기록할 수 있도록 ①기안한 내용 ②의사결정과정에서 제기된 의견, 수정된 내용 및 지시 사항 ③의사결정내용을 포함하여 구성되어야 한다(규정 제6조의3제3항).

나) 문서관리카드는 표제부･보고경로부･관리정보부･시행부(문서를 시행하는 경우에 한한다) 그 밖에 필요한 사항이 포함되어야 한다. 다만, 행정기관의 장이 특별한 사유가 있다고 인정하는 경우에는 일부 사항을 제외할 수 있다(규칙 제2조의3제3항).

다) 업무관리시스템에서 문서의 기안은 문서관리카드로 할 수 있다. 이 경우 검토자･협조자 및 결재권자는 보고경로부의 의견란에 의견을 표시할 수 있고, “전결”, “대결”, “끝”의 표시를 생략할 수 있다(규칙 제2조의4제1항 및 제2항).

라) 문서관리카드는 당해 문서관리카드에 대한 결재권자의 전자문자서명 및 처리일자의 표시에 의한 결재가 있음으로써 공문서로 성립한다(규정 제6조의3제4항).

3. 업무관리시스템의 연계

행정기관의 장은 효율적인 업무관리를 위하여 업무관리시스템을 행정정보시스템 및 그 밖의 정부 기능분류 관련 시스템과 연계･운영하여야 한다. 다만, 업무의 성격 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다(규정 제6조의4제1항).

가. 정부기능분류시스템과 연계･운영

문서관리카드에 의한 보고, 메모보고, 일정 등 온-나라 업무관리시스템에 의한 업무처리는 정부기능분류시스템의 단위과제 및 관리과제와 연계 운영되므로 지속적인 현행화가 필요하다.

나. 관련시스템과 연계운영

국정관리, 디지털예산회계시스템 등 30여개 행정정보시스템과 연계하여 사용한다.

4. 업무관리시스템의 사용 요령

가. 일정관리

1) 업무일정 등록

가) 과제담당자 간, 내부관계자와 공유할 필요가 있는 업무는 반드시 시간대별로 정리하여 등록한다.

나) 일정등록 시 본인이 수행하는 단위･관리과제카드를 선택하고, 일정을 공유할 사람을 추가 지정한다.

2) 업무실적 등록

가) 매일 퇴근시간 전후에 일정에 따른 업무실적을 일지로 등록하여 관리한다.

나) 메모보고, 문서관리카드는 별도로 일정을 등록하지 않아도 업무실적(일지등록)으로 자동 등록되나, 가능하면 일정등록 후 업무처리를 한다.

3) 일정관리를 함에 있어 유의사항

가) 일지를 등록한 내용은 단위(관리)과제카드에 그대로 등재되어 기록･관리되므로 건수 위주의 일지등록은 지양한다.

나) 일정등록 시 반드시 공유범위와 공유자를 정확히 지정

다) 부처 전체에 알릴 필요가 있는 행사 또는 알림 등의 경우는 ｢공지사항｣을 활용한다.

라) 일정을 등록하면서 관련된 과제를 선택한 후 업무처리 등을 하는 것이 원칙이나 불가피한 사유에 의하여 관련된 과제를 선택할 수 없는 경우에는 일정종류를 [기타]로 설정하여 사용한다. 예시) 과제실적으로 축적은 되지 않음.

4) 바람직하지 못한 사례

가) 회의에 참석했다는 것만 기록하고, 주요내용, 주요 쟁점사항 등 논의내용이 없는 사례(제목만 작성하고, 본문내용과 붙임이 없음)

나) 개인의 일기 형식으로 작성한 사례

5) 바람직한 사례

가) 업무 관련 주요내용, 쟁점사항, 장애요인 및 개선방향 등을 기록한 사례

나) 제목, 본문내용, 일정공유, 실적 등 충실한 사례

나. 과제카드 작성

다. 문서관리카드에 의한 보고

1) 문서관리카드의 작성

가) 중앙행정기관 및 그 소속기관은 업무관리시스템의 문서관리카드로 문서를 작성함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 특수성, 그 밖에 특수한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

나) 문서관리카드 작성 시 본문을 열람하지 않고도 문서의 작성목적, 내용 등이 파악되도록 해당 과제, 문서취지, 정보출처 등을 선택 및 작성한다.

다) 검토･협조･결재권자가 결재 과정상 검토의견을 기록함으로써 의사결정의 이력을 관리한다.

라) 문서관리카드에는 제목･관련 과제명칭･정보출처･기안한 내용･보고 경로･의사결정 과정에서 제기된 의견, 수정된 내용 및 지시사항･의사결정 내용･공개여부 등의 사항이 포함되어야 한다.

2) 문서관리카드 검토(보고)･결재

가) 보고자는 기안부서의 보고순서(직계라인의 수직경로)와 협조부서의 협조순서(방계라인의 수평경로)를 잘 확인하여 결재를 올려야 한다. 순서는 기안부서의 상급자의 검토(보고)를 받고 같은 직위에 있는 부서의 상급자의 협조를 받는다.

나) 검토자나 결재권자는 보고자에게 지시하는 경우 ｢시행｣,｢재검토｣,｢중단｣중선택하고, 중간검토자는 언제든지 결재경로의 추가･변경이 가능하다.

다) 회의관리에서 등록된 회의에 상정하는 안건인 경우 반드시 결재 경로에 반영하고, 회의에서 원안통과한 경우 별도의 대면 결재없이 다음 보고로 결재 추진하며, 수정통과 한 경우 기안자가 보완한 후 통상적인 결재경로에 따라 추진(협조 생략 가능)하고, 다만, 등록회의에 재심의를 받을 필요가 있는 사항은 재상정할 수 있다. 업무를 전혀 모르는 제3자가 보더라도 이 과제가 어떤 취지와 목적을 가지고 어떤 내용의 업무인지를 파악할 수 있도록 작성한다.

3) 문서관리카드 작성과 검토 시 유의사항

가) 문서관리카드의 제목은 보고서의 내용을 충실하게 나타낼 수 있도록 표시하여야 하고, 문서관리카드 제목, 본문파일명, 보고서 제목이 일치되도록 작성한다.

나) 문서작성 시 정보출처와 보고경위를 명확하게 작성하며, 정보출처는 관련 문서관리카드, 지시사항 등을 선택하거나 관련 민원, 언론보도 등을 직접 입력하고, 문서취지는 보고서의 작성 계기와 보고목적, 보고과정 등을 적절하게 요약하여 정리한다.

다) 보고경로를 적절하게 설정하며, 보고경로를 설정함에 있어 위임전결규정을 준수하여 기관장에 대한 보고를 최소화하고, 보고경로에 위치하는 자의 직무･권한 등을 고려하여 “보고･협조･병렬협조” 등을 적절하게 설정하되, 문서처리과정에 관한 정보의 공유가 필요한 자를 “공유”로 지정한다. 또한, 검토자는 상급자에게 계속 보고하는 경우 ‘보고’, 작성자에게 반려하는 경우 재검토 등 ‘지시’, 협조자는 동의 또는 반대의견을 기재해야 한다.

라) 문서관리정보를 적절히 설정하며, 문서의 보안, 공유 필요성 등을 검토하여 열람범위를 지정하고, 공개여부의 부분공개 또는 비공개의 경우 ｢공공기관의 정보 공개에 관한 법률｣에 해당하는 각호의 칸을 체크해야 한다.

라. 메모보고

1) 대상

업무를 수행할 때 의사결정 과정이 필요 없는 현안사항 등을 공지하거나 일정한 사안에 대하여 의견수렴이 필요한 경우

2) 메모보고에 포함되어야 할 사항

제목, 관련 과제명, 정보 출처, 보고 내용, 수신자 등

3) 보고 요령

“본문내용”에 보고의 핵심내용을 정리하여 보고내용 전체를 알 수 있도록 하고, 구체적인 세부사항은 붙임을 활용하고, 가능한 한 서두, 주요골자, 협조사항 등 일정한 형식을 활용한다. 충분한 의사전달이 이루어지도록 해당 업무 관계자들을 동시에 수신자로 지정하고 필요시 메모보고 받은 사람이 수신자 추가가 가능하도록 시스템이 구현되어 있다.

마. 회의관리

1) 원칙

행정기관의 내부에서 의사결정을 하기 위하여 주기적으로 개최되는 회의로 회의 참석자, 안건 및 회의결과 등을 업무관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

2) 관리요령

가) 행정기관의 장은 그 기관의 회의를 효율적으로 관리하기 위하여 회의별로 관리자를 지정하여야 한다.

나) 회의관리자는 회의 등록, 안건 채택 및 회의 결과 등록 등 회의 운영과 관련된 사항을 기록･관리하여야 한다.

다) 업무관리시스템상의 “회의관리”메뉴에서 회의를 관리하기 위한 ‘회의체’를 만든 후 각 회의체에 해당하는 회의를 운영한다. 예를 들면, 정책조정회의를 만들었다면 그 아래 ‘제1차 정책조정회의’, ‘제2차 정책조정회의’....등으로 순차적으로 표시하여 관리하고,

라) “문서관리카드”를 안건으로 상정할 경우 보고경로에 ‘회의’를 지정하여 안건 상정한다. 상정된 안건 중 회의관리자에 의해 채택된 안건은 회의를 통해 의견을 교환한 후 안건결과와 회의결과가 차례로 실적으로 등록된다.

바. 지시사항

1) 원칙

행정기관의 장은 업무상 지시할 사항이 있는 경우에는 지시 내용, 처리 시한, 이행 부서 및 담당자 등을 지시사항카드에 등록하여 그 이행 상황 및 추진 실적을 관리하여야 한다.

2) 유형

장･차관 및 본부, 팀별 각종 지시 사항의 이행 과정과 실적을 관리하여 구두지시, 직접 지시, 관련 지시 등으로 구분한다.

가) 구두 지시: 간부회의 등을 통해 구두로 지시한 경우

나) 직접 지시: 지시권한자가 시스템에서 직접 지시를 입력한 경우

다) 관련 지시: 문서관리카드를 검토 중 지시권한자가 관련 지시를 입력하는 경우

3) 활용요령

가급적 ‘직접지시’ 또는 ‘관련지시’를 활용해야 한다. 종전의 구두지시를 지양하고 시스템을 통한 직접지시 또는 관련지시를 활용해야 하고, 장･차관 이외 중간간부들도 직접지시 및 이행상황을 수시 확인토록 하여야 한다.

4) 유의사항

가) 지시사항의 주관 이행자와 협조 이행자를 지정해야 한다. 등록권한은 지시자, 시스템관리자와 기관지시사항 관리자에게만 있다.

나) 주관 이행자는 한 사람만 지정하고, 부서배정에 이견이 있는 경우 부서재배정 요청한다.

다) 지시사항 이행 기간은 업무별로 자율적으로 설정한다.

지시사항 기관 관리자는 지시사항의 신속한 이행 및 이행 상황을 수시 점검하여 지시사항 카드의 추진구분(문제, 지연, 원활), 소요 예산 등을 현행화하도록 노력하여야 한다.

사. 정보관리

1) 원칙

공무원은 업무수행과 관련된 정보를 적극적으로 수집･분석하여야 하며, 수집된 정보를 전자적으로 관리하여야 한다.

2) 관리요령

가) 수집된 정보 중 의제화 등 조치가 필요한 사항은 문서관리카드 또는 메모보고를 통하여 보고하여야 하고,

나) 행정기관의 장은 그 기관의 정보가 효율적으로 관리되고 공유 될 수 있도록 정보관리 실태를 점검하고 의제화 등 필요한 조치를 하여야 한다.

5. 업무관리시스템 등과 행정정보시스템 간 연계

가. 업무관리시스템의 개념

행정기관이 업무처리의 모든 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용 하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.

나. 전자문서시스템의 개념

문서의 기안･검토･협조･결재･등록･시행･분류･편철･보관･보존･이관･접수･배부･공람･검색･활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

다. 행정정보시스템의 개념

행정기관이 행정정보를 생산･수집･가공･저장･검색･제공･송신･수신 및 활용하기 위한 하드웨어･소프트웨어･데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.

라. 두 시스템 간 연계

행정기관의 장은 자체적으로 운영･관리하고 있는 행정정보시스템을 업무관리시스템이나 전자문서시스템 등과 연계하여 행정정보를 공동활용하는 등의 조치를 취하여야 한다.

6. 업무관리시스템 등의 표준관리

가. 규격･유통 및 연계 표준 제정

행정안전부장관은 다음의 표준을 정하여야 한다. 다만, ｢산업표준화법｣에 따른 한국산업표준이 제정되어 있는 사항에 대하여는 그 표준에 따른다.

1) 업무관리시스템의 규격에 관한 표준과 업무관리시스템을 이용한 전자문서 등의 유통에 관한 표준

2) 전자문서시스템의 규격에 관한 표준과 전자문서시스템을 이용한 전자문서 등의 유통에 관한 표준

3) 업무관리시스템 또는 전자문서시스템과 행정정보시스템 간 연계를 위한 표준

나. 규격･유통 및 연계 표준 고시

행정안전부장관은 업무관리시스템 등의 규격･유통 및 연계에 관한 표준을 정하면 이를 관보에 고시하고 인터넷에 게시하여야 한다.

다. 표준에 적합한 시스템 사용

행정기관의 장은 특별한 사유가 없으면 고시된 표준과 ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ 제39조에 따른 표준에 적합한 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 구축･운영하여야 한다.

7. 정부전자문서유통지원센터

가. 센터 설치 및 기능 수행

행정안전부장관은 행정기관 간 전자문서의 원활한 유통을 지원하기 위하여 행정안전부에 정부전자문서유통지원센터(이하 “센터”라 함)를 둔다.

나. 센터 업무

1) 전자문서의 원활한 유통을 위한 지원과 유통 및 연계에 관한 표준 등의 운영

2) 전자문서의 효율적인 유통을 위한 프로그램의 개발 및 보급

3) 전자문서의 유통 시 발생하는 장애를 복구하기 위한 지원

4) 유통되는 전자문서의 위조･변조･훼손 또는 유출을 방지하기 위한 보호대책 마련

다. 센터운영 필요한 사항

1) 센터를 관리하는 자는 센터의 시스템이 정상적으로 가동되도록 관리하여야하며, 유통되는 전자문서 및 행정정보가 위조･변조･훼손 또는 유출되지 아니하도록 적절한 보호대책을 강구하여야 한다.

2) 센터의 관리자는 원활한 전자문서유통을 지원하기 위하여 필요한 경우 테스트문서를 발송하여 행정기관 간 정상적 문서유통여부를 확인하여야 한다.

3) 센터의 관리자는 전자문서 유통상의 장애가 발생하거나 시스템 간 문제가 발생하는 경우에는 각 행정기관의 전자문서시스템의 관리자에게 시스템관련 정보를 요청할 수 있다.

4) 행정안전부장관은 센터업무의 일부를 수행하는 행정기관에 대하여 기술적인 지원을 할 수 있다.

5) 센터의 관리자와 센터업무의 일부를 수행하는 행정기관의 전자문서유통지원업무를 담당하는 자의 역할 및 센터의 이용절차 등에 관하여 필요한 세부사항은 행정안전부장관이 정한다.