경찰 헌법

서식관리

1. 서식의 의의

가. 서식의 개념

서식이란 장기간에 걸쳐 반복되는 업무와 관련하여 행정상의 필요사항을 기재할 수 있도록 도안한 일정한 형식 또는 그 업무용지를 말한다. 서식은 상자형․비상자형 또는 기안문서 형태를 이용하여 글씨의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형 있게 조절하여 사용하기 편리하도록 제정한다.

나. 서식의 종류

1) 법령서식

법률･대통령령･총리령･부령･조례･규칙 등 법령으로 정한 서식을 말한다.

2) 일반서식

법령서식을 제외한 모든 서식을 말한다.

다. 서식의 제정

1) 제정 원칙

행정기관에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 없으면 서식으로 정하여 사용한다.

2) 제정 방법

가) 법령으로 제정하는 경우: ① 국민의 권리･의무와 직접 관련되는 사항을 기재사항으로 정하는 서식, ② 인가, 허가, 승인 등 민원에 관계되는 서식, ③ 행정기관에서 공통적으로 사용하는 서식중 중요한 서식

나) 고시･훈령･예규 등으로 제정하는 경우: 법령으로 정하여야 하는 서식 가운데 법령에서 고시 등으로 정하도록 한 경우와 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 고시･훈령･예규 등으로 정할 수 있다. 또한, 법령으로 정하지 않아도 되는 서식은 고시･훈령･예규 등으로 정할 수 있다.

2. 서식의 설계

가. 용지의 규격

서식에 사용되는 용지의 규격은 A4(210mm×297mm)를 기본으로 하되, 부득이한 경우에는 한국산업표준(KS)에 따른 A열 또는 B열 용지를 사용한다. 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식 등 그 밖에 특별한 사유가 있으면 그에 적합한 규격용지를 사용할 수 있다.

나. 기입항목의 식별이 용이하도록 설계

서식은 글씨의 크기, 항목 간의 간격, 적어 넣을 칸의 크기 등을 균형있게 조절하여 서식에 적을 사항을 쉽게 알 수 있도록 설계한다.

다. 쉬운 용어 사용 및 필수 항목 설계

서식에는 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니 된다.

라. 기안(시행)문 겸용 설계

서식은 특별한 사유가 없으면 서식 자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호･접수등록번호･수신자･시행일 및 접수일 등의 항목을 넣어 설계한다.

마. 서명 또는 날인의 선택적 설계

법령에서 반드시 도장을 찍도록 정하고 있지 아니하면 서명이나 날인을 선택 할 수 있도록 설계한다.

바. 행정기관의 이미지 제고

서식에는 가능하면 행정기관의 로고･상징･마크･홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 한다.

사. 민원서식의 설계

민원서식은 그 민원업무의 처리흐름도, 처리기간, 전자적 처리가 가능한지 등 을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 하고, 음성정보나 영상정보 등을 수록하거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다.

아. 용지의 규격 및 지질 표시

서식에는 용지의 규격과 지질을 표시하여야 한다. 이 경우 용지의 지질 및 단위당 중량은 ① 서식의 사용목적, ② 보존기간 및 보존방법, ③ 기재방법, ④ 복사방법 및 매수, ⑤ 사용빈도, ⑥ 사무자동화기기 활용여부 등과 함께 용지의 용도별 지질기준(규칙 별표3)에 따라 정한다.

자. 전자문서의 서식설계

전자문서의 서식은 ｢전자정부법 시행령｣ 제24조에 따른다.

제24조(전자문서의 서식) ① 행정기관등의 장은 법 제25조제2항에 따라 전자문서의 서식을 마련하는 경우에는 기존 서식을 활용하되 가능하면 도표나 선분(線分) 등을 사용하지 아니하여야 하며, 수수료･구비서류･처리절차 및 처리기간 등 인터넷을 통하여 안내할 수 있는 부분을 포함시키지 아니하여야 한다.

② 행정기관 등의 장은 제1항의 전자문서의 서식에도 불구하고 전자민원창구 또는 통합전자민원창구에서 직접 내용을 적도록 하는 전자문서의 서식을 따로 사용할 수 있다.

③ 행정기관 등의 장이 제1항 또는 제2항의 전자문서의 서식을 해당 행정기관 등의 전자민원창구 또는 통합전자민원창구에서 제공하는 경우에는해당 전자문서의 서식이 관계 법률･대통령령･총리령･부령･조례･규칙 등(이하 “법령 등”이라 한다)에서 정한 종이문서의 서식을 갈음하여 사용될 수 있다는 사실을 그 전자문서의 서식 아랫부분에 분명히 밝혀야 한다.

3. 서식의 승인 및 관리

가. 서식의 승인

1) 서식 승인기관

가) 행정안전부장관: 중앙행정기관이 법령으로 제정 또는 개정하는 서식

나) 중앙행정기관의 장: 중앙행정기관 및 그 소속기관이 훈령･고시･예규 등 으로 제정 또는 개정하는 서식

다) 지방자치단체 또는 지방교육행정기관의 장: 지방자치단체의 조례･규칙, 훈령･고시･예규 등으로 제정 또는 개정하는 서식

2) 서식승인의 신청

가) 승인신청서 제출: 서식의 승인을 받고자 하는 행정기관의 장은 입법예고와 동시에 서식 목록과 서식 초안을 첨부하여 문서로 승인을 신청하여야 한다. 이 경우 서식 초안은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치로 작성한다.

나) 관계 기관 간 사전 협의: 둘 이상 기관의 업무에 관계되는 서식은 관계기관 간의 사전 협의를 거쳐 승인을 신청하여야 한다.

3) 승인서식의 통보: 서식승인기관이 서식을 승인한 때에는 서식 목록과 승인 서식안을 첨부하여 문서로 승인신청기관에 통보하여야 한다.

나. 서식의 관리

1) 서식의 전자적 제공: 행정기관장은 국민이 편리하게 사용할 수 있도록 소관업무와 관련된 서식을 정보통신망을 이용하여 제공하여야 한다.

2) 서식의 변경: 승인된 서식을 업무관리시스템, 행정정보시스템 등에서 그대로 사용할 수 없는 경우에는 서식의 주요내용을 변경하지 아니하는 범위에서 기재항목 또는 형식을 변경할 수 있으며, 필요한 경우에는 단순히 자구, 활자크기, 용지의 지질 등을 변경하여 사용할 수 있다. 이 경우 서식승인기관에 사후 통보로 승인을 갈음할 수 있다.

3) 서식의 폐지: 서식제정기관이 서식을 폐지한 때에는 지체없이 그 사실을 서식승인기관에 통보하여야 한다.